Welkom bij Lucy! Veel werkt zoals je gewend bent in Teamleader One, maar sommige dingen staan op een andere plek of werken net iets anders. Op deze pagina zie je per onderdeel wat er precies verandert en waar je het terugvindt. Meer weten? Klik dan door naar de onderliggende supportpagina’s.
Je stapt over naar Lucy Business Pro, ons meest uitgebreide pakket. Alle functionaliteiten die hieronder beschreven worden, gelden dan ook voor dit pakket.
Inhoudstafel
Zo werkt het nu in Lucy
Account
- Inloggen
- Teamleader One: met je e-mailadres en wachtwoord, of via Google of Microsoft.
- Lucy: altijd met je e-mailadres en je wachtwoord, want inloggen via Google of Microsoft kan niet. Als beveiligingsmaatregel word je na 15 minuten inactiviteit automatisch uitgelogd.
Facturen
- Factuur opmaken
- Teamleader One: je voegt een klant en productlijnen toe, met korting per lijn.
- Lucy: dezelfde opbouw. Wettelijke vermeldingen voeg je toe met klikbare knoppen onder de factuur. Een negatieve lijn, bijvoorbeeld voor een voorschot, kan niet rechtstreeks: maak eerst een artikel met een negatief bedrag aan en voeg dat vervolgens toe aan de factuur.
- Factuurnummer
- Teamleader One: je stelt het voorvoegsel en het volgende nummer in bij de factuurinstellingen.
- Lucy: je nummert per periode, met een voorvoegsel en een startnummer van 4 cijfers. Wil je anders nummeren, dan voeg je een nieuwe periode toe.
- Creditnota
- Teamleader One: je maakt ze vanuit de oorspronkelijke factuur.
- Lucy: je maakt ze vanuit de factuur of los. Creditnota's krijgen een eigen nummering die je niet kan aanpassen.
- Btw-statuut
- Teamleader One: een instelling bij je bedrijfsgegevens, met een automatische vermelding op de factuur.
- Lucy: er is geen aparte instelling. Het btw-statuut volgt uit het btw-tarief dat je op de factuur kiest, of uit de wettelijke vermelding die je toevoegt met de klikbare knoppen onder de factuur. Lucy zet de bijhorende vermelding dan automatisch op de factuur.
- Lay-out
- Teamleader One: je kiest zelf het lettertype, de kleuren, de positie en je logo.
- Lucy: je kiest uit twee sjablonen en voegt je logo en een voettekst toe. De lay-out verder aanpassen kan niet. Moet de factuur nog betaald worden, dan staat de QR-code er ook automatisch op.
- Bijlagen
- Teamleader One: tot 5 bestanden, samen maximaal 10 MB (pdf, afbeeldingen, Excel, csv).
- Lucy: tot 3 pdf's van elk maximaal 2 MB, inclusief je algemene voorwaarden. Heb je meer bijlagen of bijlagen in een ander formaat? Bundel ze dan in één pdf.
- Versturen
- Teamleader One: via Peppol of e-mail.
- Lucy: via Peppol, e-mail of allebei. Een groen vinkje toont of je klant op Peppol geregistreerd staat.
- Peppol naar het buitenland
- Teamleader One: naar bedrijven in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland.
- Lucy: naar het GLN-nummer van je klant, of rechtstreeks naar buitenlandse klanten uit Frankrijk, Nederland, Spanje en Zwitserland. Kan dat niet, verstuur de factuur dan per e-mail.
- Statusberichten van je klant
- Teamleader One: je ziet wanneer je klant een Peppol-factuur heeft aanvaard of betaald, als zijn software dat terugstuurt.
- Lucy: de statusberichten zie je momenteel nog niet in Lucy. Je kan wel al eenvoudig je betalingen opvolgen via de betaalstatus van je facturen of via de bankkoppeling.
- Betalingsherinneringen
- Teamleader One: automatisch, tot 3 niveaus.
- Lucy: manueel of automatisch, na het aantal dagen dat jij kiest. Er wordt maximaal één herinnering per dag verstuurd.
- Vreemde valuta
- Teamleader One: je voegt andere munteenheden toe in je instellingen.
- Lucy: facturen opmaken in een vreemde valuta kan nog niet. Gebruik je vandaag vreemde valuta? Neem dan vóór je overstapt contact op met het Teamleader One-supportteam.
Offertes
- Offerte omzetten naar factuur
- Teamleader One: je kiest tussen een volledige factuur en een voorschotfactuur.
- Lucy: je zet een offerte met één klik om naar een factuur. Voor een voorschot pas je die factuur zelf aan. Offertes verstuur je per e-mail.
Inkomende facturen en documenten
- Inkomende facturen
- Teamleader One: onder Uitgaven, waar je Peppol-facturen aanvaardt of weigert.
- Lucy: in de Inbox, samen met je verkoopfacturen. Je kan documenten er ook splitsen en samenvoegen. Splitsen gebruik je als er meerdere facturen in één pdf zitten: je maakt er dan aparte documenten van, één per factuur. Samenvoegen gebruik je als meerdere bestanden bij dezelfde factuur horen, zoals een factuur en een losse bijlage. Komt een document dubbel binnen, dan krijgt het een duplicaatlabel. Zolang het nog niet naar je boekhouder verstuurd is, kan je het duplicaat nog verwijderen.
- Melding bij een nieuwe Peppol-factuur
- Teamleader One: je krijgt een e-mail die meldt dat er een nieuwe Peppol-factuur is binnengekomen.
- Lucy: Lucy stuurt zelf geen melding. Je boekhouder kan wel ‘Peppol factuur doorsturen’ instellen met jouw e-mailadres. Dan krijg je bij elke nieuwe Peppol-factuur een e-mail met de factuur als pdf-bijlage, als je leverancier een pdf heeft meegestuurd. Werk je zonder boekhouder? Log dan regelmatig in om je Inbox na te kijken.
- Facturen doorsturen per e-mail
- Teamleader One: naar expense@mail.one.teamleader.eu, voor maximaal 10 vertrouwde afzenders.
- Lucy: naar je eigen Lucy-adres (je btw-nummer@app.getlucy.ai), voor maximaal 100 toegestane afzenders.
Klanten en producten
- Klanten en leveranciers
- Teamleader One: klanten en leveranciers in één lijst, met een apart factuuradres als je dat wil.
- Lucy: klanten staan in een aparte lijst, en leveranciers maakt Lucy automatisch voor je aan op basis van hun facturen. Per klant kan je meerdere Peppol-ID’s instellen. Een apart factuuradres bestaat hier niet, dus vul bij de klant het adres in waarop je factureert.
- Producten
- Teamleader One: met naam, beschrijving, type, interne referentie, eenheid, valuta en btw.
- Lucy: artikels met naam, prijs, btw, beschrijving en standaardaantal. Een eenheid of interne referentie zet je in de naam of de beschrijving.
Samenwerken met je boekhouder
- Koppeling met je boekhouder
- Teamleader One: je stelt in je instellingen een automatische koppeling in met Yuki, Exact Online of via e-mail. Je kan ook je documenten handmatig doorsturen naar je boekhouder met de knop ‘Synchroniseer met boekhouder’.
- Lucy: in Lucy is er een koppeling mogelijk met verschillende boekhoudpakketten. Hoe je documenten bij je boekhouder komen, hangt ervan af of je boekhouder met Lucy werkt. Je documenten gaan daarna automatisch of handmatig naar je boekhouder.
- Werkt je boekhouder met Lucy? Dan legt je boekhouder de koppeling met het eigen boekhoudpakket voor jou, en hoef je zelf niets in te stellen.
- Werkt je boekhouder niet met Lucy? Dan leg je de koppeling zelf door bij integraties het e-mailadres van je boekhoudpakket te kiezen.
- Meekijken in je account
- Teamleader One: je boekhouder kan via het portaal meekijken in je account en je helpen.
- Lucy: je boekhouder werkt in een eigen Lucy-portaal en ziet daar een kopie van je dossier. Alleen je facturatie en je bedrijfsdocumenten kan je boekhouder niet openen.
Betalingen en export
- Betalingen
- Teamleader One: je markeert facturen als betaald en registreert deelbetalingen.
- Lucy: dat kan ook, en daarnaast betaal je via QR-code, doe je bulkbetalingen via een SEPA-bestand en koppel je je bank via Codabox.
- Exporteren
- Teamleader One: je selecteert facturen of uitgaven en downloadt ze als zip.
- Lucy: dit werkt hetzelfde: je downloadt al je documenten als zip (pdf en xml).
Wat is er nieuw in Lucy?
In Lucy Business Pro krijg je er ook heel wat bij:
- Periodieke facturen. Stel een factuur één keer in met een frequentie wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks. Lucy zet ze klaar en verstuurt ze automatisch.
- Bankkoppeling via Codabox. Je banktransacties komen in Lucy binnen en worden automatisch aan je facturen gekoppeld. Zo zie je meteen welke facturen betaald zijn en welke documenten nog ontbreken.
- Betalen vanuit Lucy. Betaal een inkomende factuur met een QR-code, of meerdere facturen tegelijk via een SEPA-betaalbestand.
- Multisender. Stuur documenten naar meerdere bestemmingen tegelijk, bijvoorbeeld je eigen mailbox of andere software, handmatig of automatisch.
- Goedkeuringsregels. Laat inkomende documenten automatisch doorsturen op basis van leverancier en/of bedrag.
- Doorzoekbaar archief. Lucy leest je documenten uit, dus je zoekt op woorden in je facturen en bonnetjes.
- Kluis en bedrijfsdocumenten. Deel documenten zoals je aangifte personenbelasting met je boekhouder in de kluis, en bewaar andere bedrijfsdocumenten in je eigen mappen.
- Overzicht op je dashboard. Je ziet je openstaande klanten en leveranciers, achterstallige betalingen en je rekeningsaldi.
- Extra gebruikers. Voeg collega's toe voor € 2,50 per gebruiker per maand.
- Meerdere bedrijven met één login. Heb je meer dan één onderneming? Dan open je ze allemaal met hetzelfde e-mailadres. Elk bedrijf heeft wel een eigen abonnement.
- Op je smartphone. Lucy werkt in de browser van je smartphone. Neem een foto van een bonnetje en laad het meteen op, of zet een snelkoppeling op je startscherm.
Veelgestelde vragen
- Gaan mijn documenten automatisch naar mijn boekhouder? Als je dat wil, ja. Zet in Instellingen > Boekhouding de optie ‘Verzend documenten automatisch’ aan. Een document vertrekt dan meteen, als je dossier aan je boekhouder gekoppeld is en het document een type heeft (aankoop- of verkoopfactuur). Wil je eerst alles nakijken? Laat de optie dan uit en verstuur je documenten zelf.
- Waarom kan ik een document niet meer verwijderen? Zodra een document naar je boekhouder verstuurd is, kan je het niet meer verwijderen of het type niet meer wijzigen. Zo blijft wat je in Lucy ziet gelijk aan wat je boekhouder heeft. Je kan het document wel eenvoudig archiveren.
- Waarom staan er verkoopfacturen in mijn Inbox? Dat is normaal. In de Lucy-Inbox staan je aankoop- en verkoopfacturen samen. Wil je alleen je aankoopfacturen zien? Filter dan op het type document.
- Waar vind ik mijn Lucy-e-mailadres om facturen door te sturen? Rechtsboven in je Inbox > Documenten doorsturen vanuit je mailbox. Voeg de adressen van waaruit je doorstuurt eerst toe als toegestane afzender.
- Kan ik een factuur maken met een datum in het verleden? Ja, zolang de datum niet vóór die van je laatst gefinaliseerde factuur valt. Je facturen moeten in een doorlopende, chronologische volgorde genummerd zijn. De factuurdata moeten, net als de factuurnummers, oplopen. Zorg er daarom altijd voor dat je facturatie de juiste tijdlijn volgt.
- Mijn klant staat op Peppol, maar ik kan niet via Peppol versturen. Wat nu? Open de klant, klik op Peppol-identificatiecodes, zet ‘Geavanceerde Peppol indicatoren’ aan en kies het ondernemingsnummer als standaard Peppol-ID.
- Is er een app voor Lucy? Nee, maar Lucy werkt in de browser van je smartphone en tablet.
- Hoe voeg ik een collega toe? Via Instellingen > Gebruikers > Gebruiker uitnodigen. Een extra gebruiker kost € 2,50 per maand.
Nog vragen over Lucy?
Neem een kijkje op onze FAQ voor ondernemers of stel je vraag aan de Lucy Chatbot!