- Wat betekent deze functionaliteit precies voor jou als ondernemer?
- Hoe leg je de koppeling?
- Aanpassingen in je Lucy-omgeving (ondernemer)
Wat betekent deze functionaliteit precies voor jou als ondernemer?
Binnen het Business Pro-abonnement kan je als ondernemer zonder extra kosten gebruikmaken van de koppeling met Codabox. Hiermee kun je eenvoudig banktransacties direct in de software bekijken en aan facturen koppelen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van openstaande facturen en betalingen, en biedt je als ondernemer inzicht zonder dat er tussenkomst van je accountant nodig is. Bovendien zorgt de functionaliteit voor automatische matching, waardoor handmatig werk tot een minimum wordt beperkt.
De koppeling vervangt het bestaande Codabox-account dat gekoppeld is aan je boekhoudpakket niet. De transacties worden via dit bestaande Codabox-account naar Lucy gestuurd.
Hoe leg je de koppeling?
Je legt de koppeling in Lucy via Instellingen > Integraties. Daar staat Codabox bij de beschikbare integraties.
Als er een bestaand Codabox-account voor het btw-nummer aanwezig is, kan je hiervoor een token aanvragen in Lucy.
Het scherm verandert, geeft aan wanneer je de token hebt aangevraagd, en je moet deze binnen de 24 uur na aanvraag per e-mail ontvangen. Belangrijk: het e-mailadres wordt afgekapt, dus als ondernemer vraag je best even na bij je accountant welk mailadres ze hebben ingegeven bij het btw-nummer.
Je geeft dit token in Lucy in, klikt op 'Link rekening' en binnen de 48 uur komen je eerste transacties binnen in Lucy.
Vanaf dan komt de status op Actief. Indien je deze ontkoppelt en later weer koppelt, komen de transacties retro-actief binnen.
Als er geen bestaand Codabox-account gekoppeld is aan het btw-nummer, zal Lucy de volgende foutmelding weergeven. Dit betekent dat noch jij of je accountant met Codabox werkt, en dat de bankkoppeling pas mogelijk is na het afsluiten van een mandaat bij Codabox. Het is raadzaam om dit verder met je accountant te bespreken.
Aanpassingen in je Lucy-omgeving (ondernemer)
Nieuwe tegels: Rekeningsaldi en Ontbrekende docs
Nadat je de koppeling met Codabox hebt gelegd, verschijnen er 2 nieuwe tegels op het dashboard: de 'Rekeningsaldi' en de 'Ontbrekende docs'. Je kan niet doorklikken op de lijnen in de Rekeningsaldi, maar wel op de rekeningen onderaan waarna je wordt geleid naar de specifieke rekening zonder filter zoals onder de tab Bankieren > Rekeningen. Op de legende kan je doorklikken zodat de grafiek enkel de specifieke rekening toont. Opgelet: De rekeningen onderaan worden momenteel niet optimaal in de software getoond.
Indien je doorklikt op ‘Bekijk alle’ bij de 'Ontbrekende docs', kom je terecht op Bankieren > Rekeningen op de primaire rekening met als filter 'Transacties zonder link'.
Indien je doorklikt op de 0 bij de Ontbrekende docs, kom je terecht op Bankieren > Rekeningen op de primaire rekening met als filter 'het kwartaal en Transacties zonder link'. Indien er geen transacties aanwezig zijn volgens deze filters, krijg je onderstaand scherm.
Indien je doorklikt op de 7 bij de Ontbrekende docs, kom je terecht op Bankieren > Rekeningen op de primaire rekening met als filter 'het kwartaal en Transacties zonder link'.
Tab bankieren
Onder deze tab kun je de gekoppelde rekeningen terugvinden. Van hieruit kun je de transacties koppelen aan een factuur. Wanneer de status van je Codabox-koppeling 'Actief' is, kunnen je bankrekeningen tot 48 uur later zichtbaar worden onder 'Bankieren'.
Hier kan je ook steeds de andere rekening instellen als Primair, zodat deze als eerste getoond wordt als je bijvoorbeeld doorklikt op de Ontbrekende docs tegel op het dashboard.
Wanneer je een rekening opent, krijg je een overzicht van de transacties te zien, zonder dat er een filter is toegepast. Het overzicht toont:
- Link (blauw): Transacties die nog niet aan een document zijn gekoppeld.
- Suggestie (geel): Automatische voorstel om een document te koppelen.
- 1 Doc (wit): Een document is al aan de transactie gekoppeld. Dit proces van koppelen gebeurt vier keer per dag zodra coda-bestanden binnenkomen en blijft doorgaan. Het document wordt ook automatisch als betaald gemarkeerd.
- Geen document: Voor deze transactie is geen document vereist, zoals aangegeven door de ondernemer.
De automatische matching wordt gedaan op basis van een gewichtensysteem waarbij de IBAN-nummer, de datum, en de gestructureerde mededeling belangrijk zijn.
Indien je klikt op link, start je bij deze transactie en krijg je alle documenten in de Inbox en het Archief te zien, betaald of onbetaald. Vanuit dit scherm kan je transacties aan documenten linken, waardoor ze verdwijnen uit de Ontbrekende docs en op Betaald komen te staan.
Indien een transactie gelinkt wordt, wordt dit ook zo weergegeven in het overzicht. Van daaruit kan je ook terug ontkoppelen.
Bij een suggestie krijg je de mogelijkheid om de suggestie te accepteren of te weigeren.
Vanuit het overzicht kan je ook in bulk transacties markeren als Geen doc nodig.
Inbox
Wanneer de Codabox-koppeling geactiveerd is, verschijnt er iets nieuws op de Inbox-pagina. Rechtsbovenaan zie je nu wanneer de laatste matching is gebeurd, en heb je de mogelijkheid om de matching manueel te laten lopen via de optie Match nu. Standaard worden de geïmporteerde transacties met de aanwezige documenten 4 keer per dag om de 6 uur automatisch gematcht op basis van het gewichtensysteem.
In de Inbox zie je meteen welke documenten reeds gelinkt zijn, en welke niet. Je hebt ook de mogelijkheid om hier te filteren op de Gelinkte, niet gelinkte, of voorgestelde transacties.
Indien je hier op doorklikt, zie je de gelinkte betaling en kan je deze raadplegen.
Naast het raadplegen, heb je hier 2 opties:
- Verwijder link: je verwijdert de gelinkte transactie, maar de factuur blijft op betaald staan.
- Verwijder betaling: je verwijdert de volledige betaling, en de factuur is terug onbetaald.
Indien er nog geen gelinkte transactie is, verschijnen de betaalmogelijkheden.
Als je klikt op Link een transactie, verschijnt onderstaand scherm. Hier volgt dezelfde logica als omschreven bij Tab > Bankieren.
Aanpassingen in je Lucy-omgeving (accountant)
Zicht in portaalniveau voor ondernemer waarvan de bank gekoppeld is
Zicht op welke facturen een transactie gelinkt hebben staan. Groen betekent dat er een gelinkte transactie is, geel betekent dat er een automatische suggestie is gedaan voor een transactie te linken vanuit de software, en grijs betekent dat er geen suggestie of gekoppelde transactie aanwezig is.
En mogelijkheid om door te klikken op de groene knop om de achterliggende transactie in te kijken. Hier zien we soms ook dat de uitlijning niet 100% goed gebeurd.
De tab Bankieren op portaalniveau werkt nog niet 100%. Soms zie je hier onderstaande afbeelding, soms wordt toch gewoon netjes de bankrekening getoond. Je kan hier niet doorklikken als accountant om op de bankrekening te klikken en de transacties te zien.
Zicht in portaalniveau voor ondernemer waarvan de bank niet gekoppeld is
Als er door de ondernemer geen bankkoppeling werd gelegd, dan zie je in de tab Bankieren het onderstaande scherm:
FAQ
Kan mijn accountant de koppeling instellen?
Nee, de koppeling moet door de ondernemer zelf worden ingesteld omdat het specifiek een ondernemersfunctionaliteit betreft. Deze koppeling beïnvloedt de boekhouding niet; het biedt ondernemers enkel een duidelijk beeld van hun administratie. Momenteel staat dit ook niet op de planning om in de toekomst in de software aan te passen.
Hoe kan ik achterhalen welk e-mailadres bij Codabox is geregistreerd?
Het e-mailadres wordt momenteel afgepakt weergegeven in Lucy. Er wordt bekeken of dit in de toekomst volledig getoond kan worden. Aangezien het e-mailadres meestal door de accountant werd opgegeven bij het afsluiten van het mandaat bij Codabox, kan je dit best bij je accountant navragen.
Kan ik dagontvangsten zo instellen dat ze niet in ontbrekende facturen verschijnen?
Dit is niet mogelijk. Wel kun je ze in bulk als 'geen document nodig' markeren.
Kunnen accountants in het klantenoverzicht zien welke ondernemers een bankkoppeling hebben?
Nee, dat is niet mogelijk. De accountant moet op de specifieke onderneming klikken en naar de Bankieren-pagina navigeren om dit te zien.
Is het mogelijk om een gedeeltelijke transactie te linken?
Ja, dat kan. Het resterende bedrag kun je vervolgens handmatig als betaald markeren.
Hoe leg ik een bankkoppeling zonder mandaat bij Codabox?
Op dit moment biedt Lucy geen koppeling met andere partijen (Ponto of Isabel Connect enz.). Dit staat momenteel ook niet op de planning.
Kan ik als ondernemer zelf een mandaat bij Codabox afsluiten als mijn accountant daar niet mee werkt?
Ja, ondernemers kunnen direct een mandaat bij Codabox afsluiten. De kosten hiervoor zijn echter relatief hoger voor ondernemers. Voor meer informatie, kan je contact opnemen met Codabox.