Via het dashboard kan je een overzicht zien van al jouw klanten die je aangemaakt hebt en heb je de mogelijkheid om nieuwe klanten toe te voegen.
Per klant zie je de volgende informatie:
- De contactpersoon van het accountantskantoor
- Aangewezen Team
- Status: Aangemaakt, Uitgenodigd of Actief
- De actieve integraties
- Of het verzenden of ontvangen via Peppol al dan niet geactiveerd is
- Het aantal documenten in de Inbox (die nog niet naar de boekhoudsoftware zijn verzonden)
- Het gekozen abonnementsplan
- De einddatum van de proefperiode
Je kunt op elke klant klikken om de volgende tabbladen te bekijken, die hieronder nader worden toegelicht:
Overzicht
Onder het tab Overzicht vind je de algemene gegevens terug van het bedrijf. Houd er rekening mee dat wijzigingen aan de contactpersoon of het btw-nummer hier niet meer kunnen worden aangebracht.
Daarnaast kan je voor iedere klant het verzenden en/of ontvangen via Peppol activeren.
Als de klant al ergens anders geregistreerd staat om Peppol facturen te ontvangen, zal er een oranje waarschuwing worden getoond met de melding dat de klant reeds ergens anders geregistreerd staat.
Een bedrijf kan op elk gewenst moment worden uitgeschreven uit het Peppol-netwerk door de registratie uit te schakelen.
In dit overzicht kun je een klant als favoriet markeren door op het sterretje rechtsboven te klikken, waardoor de klant bovenaan in het overzicht wordt weergegeven.
Daarnaast is het mogelijk om een klant te verbergen voor medewerkers zonder de beheerder-rol met behulp van de onderstaande knop.
Daarnaast kun je via de knop Configureer toegestane afzenders voor uw klant het Lucy-e-mailadres van de klant vinden en e-mailadressen van toegestane afzenders toevoegen aan de lijst, zodat hun e-mails in de Lucy-inbox terechtkomen.
Om de correcte contactpersoon van jullie kantoor in het klantdossier weer te geven, kun je het veld Zichtbare contactpersoon voor de cliënt invullen via de optie 'Wijzig zichtbare contactpersoon'. Let op: Dit veld kan alleen worden aangepast door een medewerker met beheerdersrechten (Admin).
Boekhoudkundige documenten
Via de Boekhoudkundige documenten kan je de Inbox zien zoals de klant deze ziet en heb je als accountant ook de mogelijkheid om documenten naar de gelinkte boekhoudsoftware en andere bestemmingen te versturen.
Onder de kolom Status kan je zien of deze reeds verzonden is. Documenten met de status Inbox zijn nog niet verzonden en kan je via het pijltje rechts doorsturen naar accountant (boekhoudpakket). De status zal dan aangepast worden naar Verzonden.
Indien documenten niet zijn aangekomen in het boekhoudpakket en de status Mislukt tonen, kun je deze selecteren en opnieuw versturen met de knop Naar accountant. Documenten die de status Verzonden hebben, maar niet in het boekhoudpakket zijn binnengekomen, kunnen momenteel niet opnieuw worden verzonden. In dit geval kun je contact opnemen met Support. Als alternatief kan de klant het e-mailadres van het boekhoudpakket als e-mailbestemming instellen, zodat deze documenten opnieuw kunnen worden verzonden via de Multisender. Enkel de klant kan dit instellen via Instellingen > Integraties:
Kluis
Onder het tabblad Kluis bevindt zich een gedeelde kluis die gebruikt kan worden om documenten op te slaan, zoals de personenbelasting en rapporten.
Bankieren
Met de Lucy Business Pro kunnen klanten de bankkoppeling met Codabox leggen in hun dossier. Via het tabblad Bankieren zie je de gekoppelde rekeningen als de klant de koppeling met Codabox heeft gelegd.
Als er door de klant geen bankkoppeling werd gelegd, dan zie je in de tab Bankieren het onderstaande scherm.
Integraties
Onder het tabblad Integraties kan je een overzicht zien van de beschikbare integraties om de documenten naar toe te kunnen versturen. Per klant is het mogelijk om maar met één boekhoudsoftware te koppelen. Op de support-pagina integraties in Lucy vind je meer informatie over de integraties.
Gebruikers
Via het tabblad Gebruikers kun je als accountant gebruikers aan een dossier toevoegen of deze verwijderen. Het is echter alleen mogelijk om een contactpersoon te verwijderen als er meer dan één gebruiker in het dossier is.
Factuur instellingen
Onder het tabblad Factuur instellingen kun je voor de klant alle benodigde informatie invullen die nodig zijn om een factuur aan te maken in Lucy.
