In Lucy spreken we in deze context over integraties wanneer het over de uitwisseling van data tussen Lucy en het boekhoudpakket van de accountant gaat.
Niet te verwarren met de ondernemersfunctionaliteit, de multisender.Inleiding integraties
In grote lijnen zijn er 3 soorten integraties. Sommige boekhoudpakketten ondersteunen meer dan één integratie. Hieronder enkele voorbeelden.
- Directe API integraties
- Yuki
- Exact Online
- Wolters Kluwer
- Syneton DMS
- FTP integraties
- Expert/M
- Vero Online
- Sage Bob
- Account 2000
- Adsolut
- Eender welk pakket dat FTP integraties ondersteunt
- E-mailintegraties
- Yuki
- Exact Online
- Clearfacts
- Lyanthe
- Octopus
- Winbooks
- Zenvoices
- Scan Sys
- Admisol
- Wings
- Eender welk pakket documenten via mail kan ontvangen.
Integratie opzetten
Het portaal
Het opzetten van een integratie begint op het portaal van je kantoor. Zorg dat je gebruiker beheerdersrechten heeft.
Wanneer je alleen een e-mailintegratie wil, kan je deze stap overslaan.
Kies welke koppeling je wil opzetten. Je portaal kan meerdere integraties tegelijk hebben.
De opzet van elke integratie wordt doorlopen op specifieke pagina's die onderaan in dit artikel opgelijst worden.
Na het opzetten van de integratie op portaalniveau, zal je altijd een status kunnen raadplegen door op de integratie te klikken.
Nu is je koppeling ingesteld, en kan de koppeling op dossierniveau geconfigureerd worden.
Een dossier instellen
In het overzicht van je portaal, zal je in het overzicht kunnen zien wat de huidige stand is van dit dossier.
Als je hier op klikt, of je gaat naar het dossier en navigeert manueel naar het tabblad 'Integraties', kan je de integratie op dossierniveau instellen.
Hier krijg je een lijst te zien met mogelijke integraties.
De integraties die op het portaalniveau ingesteld moeten worden, zullen hier alleen zichtbaar zijn wanneer deze daar ook effectief geconfigureerd zijn.
Je merkt misschien dat Yuki hier twee keer staat. Dit komt omdat zowel de e-mailintegratie alsook de rechtstreekse API koppeling op het portaal werden geconfigureerd.
Je ziet vijf markeringen op onderstaande afbeeldingen:
- Groen --> API integratie, die opgezet is op portaalniveau
- Geel -->e-mailintegratie, te herkennen aan het blauwe bolletje op het logo
- Oranje --> Ook e-mail integratie maar met individuele configuratie
- Blauw --> Vrije mail integratie indien jouw pakket niet in onze opties staat
- Rood --> Optie die je kan selecteren om aan te geven dat je geen integratie nodig hebt.
Na het selecteren van een integratie, kan je zien dat je dossier correct ingesteld is.
Op dossierniveau is er slechts één integratie met een boekhoudpakket mogelijk.
Gebruik integraties
Wanneer er documenten binnenkomen in Lucy, of wanneer ze aangemaakt worden via de verkoopmodule, zullen deze beschikbaar zijn om door te sturen naar de accountant. Dit kan manueel of automatisch.
Manueel
Zowel de ondernemer als de accountant kan een document, zodra het herkend is, doorsturen naar de accountant (boekhoudpakket). Dit kan ook in bulk door de selectievakjes vooraan te gebruiken.
'+ Voeg bestemming toe' verwijst naar de multisender functionaliteit en dit staat volledig los van de accountant integratieEen document dat niet herkend werd, zal je niet kunnen doorsturen naar het boekhoudpakket en moet je eerst manueel een documentstype toewijzen. Dit is bewust omdat sommige integraties vereisen dat er een opsplitsing tussen documentstypes is bij het doorsturen.
Zodra een document succesvol naar de accountant verstuurd is krijgt het de status 'Verzonden' en komt de optie om een document te archiveren ook beschikbaar. Zodra het document verstuurd is, kan je het niet nog eens naar de accountant versturen, en kan het ook niet meer gewist worden om te voorkomen dat er een verschil zit in aanwezige documenten in Lucy en het boekhoudpakket.
Automatisch
De ondernemer zelf kan de instelling beheren om documenten die herkend werden automatisch naar de accountant te laten sturen.
Deze instelling staat standaard uit, maar kan aangezet worden door de ondernemer.
Document statussen
In Lucy kan een document meerdere statussen hebben : Inbox, Verzonden, Mislukt of Afgekeurd.
Wat betekenen deze statussen?
- Inbox: nog niet verzonden.
- Verzonden: verzonden.
- Mislukt: de integratie is mislukt, je kan opnieuw proberen.
- Afgekeurd: de factuur is vanuit het boekhoudpakket geweigerd of afgekeurd.
Het verschil dat vaak voor verwarring zorgt: documenten met status Inbox worden wel automatisch opgepikt als je dossier daarvoor is ingesteld.
Belangrijk om te weten : Staat een document op status "Mislukt", dan onderneemt Lucy zelf geen nieuwe verzendpoging naar het boekhoudpakket. Dat is een ingebouwde veiligheid. Je moet die documenten zelf opnieuw doorsturen. Blijft de status daarna op Mislukt staan, dan zit het probleem meestal niet in de koppeling maar in het bestand of aan de kant van het boekhoudpakket.
Wat je zelf kan nakijken
- Stuur het document opnieuw door. Lucy doet dat niet voor je.
- Controleer de status van de koppeling op dossierniveau.
- Controleer daarna de status van de koppeling op portaalniveau.
- Blijft de status Mislukt, download dan het originele bestand uit Lucy en laad het handmatig op in je pakket. Krijg je daar dezelfde fout, dan weet je dat het probleem in het bronbestand zit.
Specifiek voor Exact Online
Mislukt betekent bij Exact Online dat de server van Exact Online de factuur niet kon ontvangen of geweigerd heeft. Bekende oorzaken:
- De factuur werd al eerder aangeboden en de duplicaatcontrole van Exact Online weigert ze.
- Er is een probleem met de integratie. Controleer eerst op dossierniveau, dan op portaalniveau.
- Een van de bijlagen bevat een teken dat de integratie weigert. Een extra punt in een bestandsnaam is niet toegestaan.
Bevat het bestand een functionele fout in de xml, dan kan het niet naar Exact Online verzonden worden en blijft de status Mislukt, hoe vaak je ook opnieuw probeert.