In Lucy spreken we in deze context over integraties wanneer het over de uitwisseling van data tussen Lucy en het boekhoudpakket van de accountant gaat.
Niet te verwarren met de ondernemersfunctionaliteit, de multisender.
INHOUDSOPGAVE
Inleiding integraties
In grote lijnen zijn er 3 soorten integraties. Sommige boekhoudpakketten ondersteunen meer dan één integratie. Hieronder enkele voorbeelden.
- Directe API integraties
- Yuki
- Exact Online
- Wolters Kluwer
- Syneton DMS
- FTP integraties
- Expert/M
- Vero Online
- Sage Bob
- Account 2000
- Adsolut
- Eender welk pakket dat FTP integraties ondersteunt
- E-mailintegraties
- Yuki
- Exact Online
- Clearfacts
- Lyanthe
- Octopus
- Winbooks
- Zenvoices
- Scan Sys
- Admisol
- Wings
- Eender welk pakket documenten via mail kan ontvangen.
Integratie opzetten
Het portaal
Het opzetten van een integratie begint op het portaal van je kantoor. Zorg dat je gebruiker beheerdersrechten heeft.
Wanneer je alleen een e-mailintegratie wil, kan je deze stap overslaan.
Kies welke koppeling je wil opzetten. Je portaal kan meerdere integraties tegelijk hebben.
De opzet van elke integratie wordt doorlopen op specifieke pagina's die onderaan in dit artikel opgelijst worden.
Na het opzetten van de integratie op portaalniveau, zal je altijd een status kunnen raadplegen door op de integratie te klikken.
Op portaalniveau, kan je meerdere integraties opzetten.
Nu is je koppeling ingesteld, en kan de koppeling op dossierniveau geconfigureerd worden.
Een dossier instellen
In het overzicht van je portaal, zal je in het overzicht kunnen zien wat de huidige stand is van dit dossier.
Als je hier op klikt, of je gaat naar het dossier en navigeert manueel naar het tabblad 'Integraties', kan je de integratie op dossierniveau instellen.
Hier krijg je een lijst te zien met mogelijke integraties.
De integraties die op het portaalniveau ingesteld moeten worden, zullen hier alleen zichtbaar zijn wanneer deze daar ook effectief geconfigureerd zijn.
Je merkt misschien dat Yuki hier twee keer staat. Dit komt omdat zowel de e-mailintegratie alsook de rechtstreekse API koppeling op het portaal werden geconfigureerd.
Je ziet vijf markeringen op onderstaande afbeeldingen:
- Groen --> API integratie, die opgezet is op portaalniveau
- Geel -->e-mailintegratie, te herkennen aan het blauwe bolletje op het logo
- Oranje --> Ook e-mail integratie maar met individuele configuratie
- Blauw --> Vrije mail integratie indien jouw pakket niet in onze opties staat
- Rood --> Optie die je kan selecteren om aan te geven dat je geen integratie nodig hebt.
Na het selecteren van een integratie, kan je zien dat je dossier correct ingesteld is.
Op dossierniveau is er slechts één integratie met een boekhoudpakket mogelijk.
Gebruik integraties
Wanneer er documenten binnenkomen in Lucy, of wanneer ze aangemaakt worden via de verkoopmodule, zullen deze beschikbaar zijn om door te sturen naar de accountant. Dit kan manueel of automatisch.
Manueel
Zowel de ondernemer als de accountant kan een document, zodra het herkend is, doorsturen naar de accountant (boekhoudpakket). Dit kan ook in bulk door de selectievakjes vooraan te gebruiken.
'+ Voeg bestemming toe' verwijst naar de multisender functionaliteit en dit staat volledig los van de accountant integratie
Een document dat niet herkend werd, zal je niet kunnen doorsturen naar het boekhoudpakket en moet je eerst manueel een documentstype toewijzen. Dit is bewust omdat sommige integraties vereisen dat er een opsplitsing tussen documentstypes is bij het doorsturen.
Zodra een document succesvol naar de accountant verstuurd is krijgt het de status 'Verzonden' en komt de optie om een document te archiveren ook beschikbaar. Zodra het document verstuurd is, kan je het niet nog eens naar de accountant versturen, en kan het ook niet meer gewist worden om te voorkomen dat er een verschil zit in aanwezige documenten in Lucy en het boekhoudpakket.
Automatisch
De klant zelf kan de instelling beheren om documenten die herkend werden automatisch naar de accountant te laten sturen.
Deze instelling staat standaard aan, maar kan uitgezet worden door de gebruiker.
Document statussen
Een document kan verschillende statussen hebben.
Momenteel ondersteunen we volgende statussen:
- Inbox (nog niet verzonden)
- Verzonden (verzonden)
- Mislukt (Integratie mislukt, je kan opnieuw proberen)
- Afgekeurd (De factuur is vanuit het boekhoudpakket geweigerd of afgekeurd)
Andere statussen zijn mogelijks van functionaliteit die gewijzigd is maar die wel nog in sommige dossiers zichtbaar zijn.
De oorzaken en mogelijke oplossingen zijn heel pakket afhankelijk, en worden besproken in de pagina's per koppeling onderaan.
Algemene controles die je zelf al kan doen zijn:
- Controleer de status van de koppeling op portaal niveau
- Controleer de status van de koppeling op domein niveau
Details over onze specifieke integraties
- Exact Online
- ...