Onder het tabblad 'Documenten' vind je een algemene inbox waarin alle documenten worden verzameld. Het overzicht 'Boekhouding' bestaat uit drie lijsten: Inbox, Archief en Alle.
Inbox
Vanuit de inbox kan je een nieuwe factuur maken via de knop 'Nieuwe factuur' en documenten uploaden via de knop 'Upload'. Momenteel kunnen de volgende bestandstypes in Lucy worden opgeladen: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .xml, .e-fff.
In je 'Inbox' kan je een lijst raadplegen van de volgende documenten:
- Facturen die automatisch aangeleverd zijn via Peppol.
- Handmatig opgeladen documenten door gebruik te maken van de 'Upload'-knop.
- Documenten die vanuit je eigen mailbox doorgestuurd zijn geweest. Je Lucy inbox heeft een eigen e-mailadres die je kan terugvinden door te klikken op de banner 'Documenten doorsturen vanuit je mailbox'.
- Het e-mailadres bestaat steeds uit je btw-nummer en de URL van onze applicatie, {btw-nummer@app.getlucy.ai}
- Voeg Toegestane afzenders toe aan de whitelist om ervoor te zorgen dat alleen de hier ingestelde adressen documenten kunnen verzenden. Je kan maximaal 100 e-mailadressen toevoegen.
Heb je bijvoorbeeld een papieren factuur? Scan deze in en stuur het rechtstreeks van je scanner naar Lucy. Het e-mailadres van je scanner kan je valideren door het als Toegestane afzender toe te voegen.
Alle aangeleverde documenten krijgen automatisch de status 'Inbox' en kunnen handmatig of automatisch naar je accountant worden verzonden.
- Je kan het document handmatig verzenden door te klikken op het pijltje en vervolgens te kiezen voor 'Verzenden'. Met de Multisender-functionaliteit kan je het document ook naar meerdere bestemmingen versturen. Let op: Het gebruik van Multisender is alleen mogelijk met Lucy Business.
- Het automatisch doorsturen kan ingesteld worden via de Instellingen onder het tabblad 'Boekhouding'. Hier kan je aanvinken dat de documenten met een documenttype automatisch naar je accountant worden verzonden. Documenten zonder documenttype worden niet automatisch verzonden.
- Een xml-document (UBL) heeft altijd een documenttype. Alle Peppol-facturen zijn in UBL-formaat.
- Een PDF-document waarop OCR wordt toegepast, kan herkend worden zonder documenttype.
Zodra een factuur naar de accountant is verzonden, verandert de status in het overzicht naar 'Verzonden'.
Archief
Het is mogelijk om documenten te archiveren door op de knop 'Archiveer' te klikken . Deze knop wordt alleen zichtbaar van zodra een document de status 'Verzonden' heeft.
Het archiveren van een document zorgt ervoor dat deze verplaatst wordt naar het overzicht 'Archief'.
Alle
In het overzicht 'Alle' krijg je alle documenten te zien met de huidige locatie en bijhorende status:
- Inbox = Documenten die nog niet naar je accountant zijn verzonden.
- Verzonden = Documenten die reeds naar je accountant zijn verzonden.
- Archief = Documenten die naar je accountant zijn verzonden en vervolgens gearchiveerd.
Filteren en zoeken
In elk overzicht kan je filteren op verschillende criteria zoals:
- Type Document
- Betaalstatus
- Factuurdatum, vervaldatum
- Status
- Bron
Het gebruik van de filters is mogelijk vanaf het abonnement Lucy Business.
Daarnaast kan je ook zoeken op naam, omschrijving en bedrag. Via het tandwieltje kan je nog extra kolommen toevoegen en via de drie puntjes helemaal rechts heb je de mogelijkheid om het document te:
- Markeren als betaald
- Downloaden
- Verwijderen (indien nog niet verzonden)
Documenten en bijlagen raadplegen
Binnen dit overzicht kunnen alle inkomende documenten en opgemaakte verkoopfacturen worden geraadpleegd. Bijlagen die aan een aankoop- of verkoopfactuur zijn toegevoegd, kunnen worden gevisualiseerd via de tab 'Bijlagen'. Deze bijlagen kunnen zowel worden bekeken als gedownload. 
Voor xml-facturen waarbij er geen pdf ingesloten is er een visuele weergave in Lucy. Dit zal altijd met een watermerk worden aangeduid, zoals op de afbeelding hieronder. Op deze manier krijg je een gevisualiseerde weergave van alle informatie, naast de originele factuur. Belangrijk: deze mock-up pdf wordt niet doorgestuurd naar andere software, aangezien dit geen originele factuur is.
 |
Let op: Er kunnen maximaal 10 PDF-bestanden worden gevisualiseerd voor een aankoopfactuur. Voor verkoopfacturen geldt een limiet van maximaal 4 PDF-bestanden (3 PDF-bestanden plus de algemene voorwaarden).