Onder het tabblad 'Documenten' vind je een algemene inbox waarin alle documenten worden verzameld. Het overzicht 'Boekhouding' bestaat uit drie lijsten: Inbox, Archief en Alle.
INHOUDSOPGAVE
Kijk de video of lees de volledige uitleg onderaan.
Jouw persoonlijke Lucy Inbox
Aanlevermethoden
- Peppol
Ben je geregistreerd om Peppol facturen te ontvangen via Lucy? Dan kan je deze bij ontvangst in je Lucy inbox terugvinden. - Via de knop 'upload'
Momenteel kunnen de volgende bestandstypes in Lucy manueel worden opgeladen: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .xml, .e-fff. - Via je persoonlijke Lucy mailadres
- BEXXXXXXXXXX@app.getlucy.ai
- Het e-mailadres bestaat steeds uit je btw-nummer en de URL van onze applicatie, {btw-nummer@app.getlucy.ai}
- Enkel XML en PDF worden aanvaard.
- Voorwaarde: Voeg Toegestane afzenders toe aan de whitelist om ervoor te zorgen dat alleen de hier ingestelde adressen documenten kunnen verzenden.
- Je kan maximaal 100 e-mailadressen toevoegen.
- Heb je bijvoorbeeld een papieren factuur? Scan deze in en stuur het rechtstreeks van je scanner naar Lucy. Het e-mailadres van je scanner kan je valideren door het als Toegestane afzender toe te voegen.
Documenten doorsturen naar je boekhouding
Alle aangeleverde documenten krijgen automatisch de status 'Inbox' en kunnen handmatig of automatisch naar je accountant worden verzonden vanuit je Inbox. Zodra een factuur naar de accountant is verzonden, verandert de status in het overzicht naar 'Verzonden'.
Je kunt de bestandsnaam en details van een geüpload document of een inkomende aankoopfactuur wijzigen vanaf de Lucy Business.
Handmatig doorsturen
Je kan het document handmatig verzenden door te klikken op het pijltje en vervolgens te kiezen voor 'Verzenden'. Met de Multisender-functionaliteit kan je het document ook naar meerdere bestemmingen versturen. Let op: Het gebruik van Multisender is alleen mogelijk met Lucy Business.
Blijft het vliegericoon grijs of de knop 'verzend naar accountant' en kan je de documenten niet doorsturen naar je accountant?
Oorzaak 1: je dossier is nog niet gekoppeld aan je accountant
Oorzaak 2: het documenttype is nog niet herkend
Automatisch doorsturen
Het automatisch doorsturen kan ingesteld worden via de Instellingen onder het tabblad 'Boekhouding'. Hier kan je aanvinken dat de documenten met een documenttype automatisch naar je accountant worden verzonden. 
Voorwaarde voor automatisch doorsturen: Documenten moeten een documenttype hebben.
Bij een aankoopfactuur zie je een icoon met een pijl naar beneden, bij een verkoopfactuur een pijl naar boven. Staat er geen icoon, dan is de soort niet herkend en moet je die zelf nog aanduiden.
- Een xml-document (UBL) heeft altijd een documenttype. Alle Peppol-facturen zijn in UBL-formaat.
- Een PDF-document waarop OCR wordt toegepast, kan herkend worden zonder een documenttype te definiëren. Deze zullen de status 'inbox' behouden en niet automatisch verzonden worden. Je kan zelf het type selecteren en manueel verzenden naar de boekhouding.
Hoe snel/ vaak worden je documenten automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket?
De documenten worden vrijwel meteen doorgestuurd.
Archief
Het is mogelijk om documenten te archiveren door op de knop 'Archiveer' te klikken . Deze knop wordt alleen zichtbaar van zodra een document de status 'Verzonden' heeft.
Het archiveren van een document zorgt ervoor dat deze verplaatst wordt naar het overzicht 'Archief'.
Hoe herstel ik een gearchiveerd document?
Je kan een gearchiveerd document op elk gewenst moment terugzetten naar je inbox. Klik hiervoor op de drie puntjes (...) naast het document en kies de optie 'Terugzetten'.
Belangrijk: Lucy biedt in de archiefomgeving geen ondersteuning voor het klasseren van documenten in submappen.
Alle
In het overzicht 'Alle' krijg je alle documenten te zien met de huidige locatie en bijhorende status:
- Inbox = Documenten die nog niet naar je accountant zijn verzonden.
- Verzonden = Documenten die reeds naar je accountant zijn verzonden.
- Archief = Documenten die naar je accountant zijn verzonden en vervolgens gearchiveerd.
Filteren en zoeken
In elk overzicht kan je filteren op verschillende criteria zoals:
- Type Document
- Betaalstatus
- Factuurdatum, vervaldatum
- Status
- Bron
Daarnaast kan je ook zoeken op naam, omschrijving en bedrag. Via het tandwieltje kan je nog extra kolommen toevoegen en via de drie puntjes helemaal rechts heb je de mogelijkheid om het document te:
- Markeren als betaald
- Downloaden
- Verwijderen (indien nog niet verzonden)
Documenten en bijlagen raadplegen
Binnen dit overzicht kunnen alle inkomende documenten en opgemaakte verkoopfacturen worden geraadpleegd. Bijlagen die aan een aankoop- of verkoopfactuur zijn toegevoegd, kunnen worden gevisualiseerd via de tab 'Bijlagen'. Deze bijlagen kunnen zowel worden bekeken als gedownload. 
Voor xml-facturen waarbij er geen pdf ingesloten is er een visuele weergave in Lucy. Dit zal altijd met een watermerk (rode tekst) worden aangeduid, zoals op de afbeelding hieronder. Op deze manier krijg je een gevisualiseerde weergave van alle informatie, naast de originele factuur.
Belangrijke disclaimer: Deze mock-up PDF is geen wettig document. Ze dient enkel ter visuele ondersteuning. Daarom kun je het niet printen of downloaden uit Lucy, en het wordt ook niet doorgestuurd naar andere software.
 |
Er kunnen maximaal 10 PDF-bestanden worden gevisualiseerd voor een aankoopfactuur. Voor verkoopfacturen geldt een limiet van maximaal 4 PDF-bestanden (3 PDF-bestanden plus de algemene voorwaarden).