Documenten - Boekhouding

Onder het tabblad 'Documenten' vind je een algemene inbox waarin alle documenten worden  verzameld. Het overzicht 'Boekhouding' bestaat uit drie lijsten: Inbox, Archief en Alle. 

Inbox

In je 'Inbox' kan je een lijst raadplegen van de volgende documenten:

• Facturen die automatisch aangeleverd zijn via Peppol. 
• Handmatig opgeladen documenten door gebruik te maken van de 'Upload'-knop.
• Documenten die vanuit je eigen mailbox doorgestuurd zijn geweest. Je Lucy inbox heeft een eigen e-mailadres die je kan terugvinden door te klikken op de banner 'Documenten doorsturen vanuit je mailbox'.
  • Het e-mailadres bestaat steeds uit je btw-nummer en de URL van onze applicatie, {btw-nummer@app.getlucy.ai}
  • Voeg Toegestane afzenders toe om ervoor te zorgen dat alleen de hier ingestelde adressen documenten kunnen verzenden. Je kan maximaal 100 e-mailadressen toevoegen. 

Heb je bijvoorbeeld een papieren factuur? Scan deze in en stuur het rechtstreeks van je scanner naar Lucy. Het e-mailadres van je scanner kan je valideren door het als Toegestane afzender toe te voegen. 

Alle aangeleverde documenten krijgen automatisch de status 'Inbox' en kunnen handmatig of automatisch naar je accountant worden verzonden. 

• Je kan het document handmatig verzenden door te klikken op het pijltje en vervolgens te kiezen voor 'Send'. Met de Multisender-functionaliteit kan je het document ook naar meerdere bestemmingen versturen. Let op: Het gebruik van Multisender is alleen mogelijk met Lucy Business.

• Het automatisch doorsturen kan ingesteld worden via de Instellingen onder het tabblad 'Boekhouding'. Hier kan je aanvinken dat de documenten met een documenttype automatisch naar je accountant worden verzonden. Documenten zonder documenttype worden niet automatisch  verzonden. 
  • Een xml-document (UBL) heeft altijd een documenttype. Alle Peppol-facturen zijn in UBL-formaat. 
  • Een PDF-document waarop OCR wordt toegepast, kan herkend worden zonder documenttype. 

Zodra een factuur naar de accountant is verzonden, verandert de status in het overzicht naar 'Verzonden'.

Archief

Het is mogelijk om documenten te archiveren door op de knop 'Archiveer'  te klikken . Deze knop wordt alleen zichtbaar van zodra een document de status 'Verzonden' heeft. 

Het archiveren van een document zorgt ervoor dat deze verplaatst wordt naar het overzicht 'Archief'. 

Alle

In het overzicht 'Alle' krijg je alle documenten te zien met de huidige locatie en bijhorende status:

• Inbox = Documenten die nog niet naar je accountant zijn verzonden.
• Verzonden = Documenten die reeds naar je accountant zijn verzonden.
• Archief = Documenten die naar je accountant zijn verzonden en vervolgens gearchiveerd.

Filteren en zoeken

In elk overzicht kan je filteren op verschillende criteria zoals:

• Type Document
• Betaalstatus
• Factuurdatum, vervaldatum
• Status
• Bron

Daarnaast kan je ook zoeken op naam, omschrijving en bedrag. Via het tandwieltje kan je nog extra kolommen toevoegen en via de drie puntjes helemaal rechts heb je de mogelijkheid om het document te:

• Markeren als betaald
• Downloaden
• Verwijderen (indien nog niet verzonden)