Documents - Comptabilité

Sous l'onglet 'Documents', vous trouverez une boîte de réception générale où tous les documents sont rassemblés. La vue d'ensemble 'Comptabilité' se compose de trois listes : Boîte de réception, Archive et Tous.

Boîte de réception

Dans votre 'Boîte de réception', vous pouvez consulter une liste des documents suivants :

• Factures fournies automatiquement via Peppol.
• Documents téléchargés manuellement en utilisant le bouton 'Télécharger'.
• Documents transférés depuis votre propre boîte mail. Votre boîte de réception Lucy a une adresse e-mail spécifique que vous pouvez retrouver en cliquant sur la bannière 'Transférer des documents depuis votre boîte de réception'.
  • L'adresse e-mail est toujours composée de votre numéro de TVA suivi de l'URL de notre application, {numéro de TVA@app.getlucy.ai}.
  • Ajoutez des Expéditeurs autorisés pour vous assurer que seuls les adresses définies ici peuvent envoyer des documents. Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 adresses e-mail. 
    Vous avez par exemple une facture papier? Scannez-la et envoyez-la directement de votre scanner à Lucy. Vous pouvez valider l'adresse e-mail de votre scanner en l'ajoutant comme Expéditeur autorisé.

Tous les documents fournis reçoivent automatiquement le statut "Inbox" et peuvent être envoyés à votre comptable manuellement ou automatiquement. 

• Pour envoyer manuellement un document, cliquez sur l'icône ci-dessous, puis sélectionnez Envoyer. Avec la fonctionnalité expéditeur multiple vous pouvez également envoyer le document à plusieures destinations. Attention: l'utilisation de l'expéditeur multiple n'est possible qu'avec Lucy Business.

  
  

  
  

• L'envoi automatique peut être configuré via les Paramètres sous l'onglet Comptabilité. Ici, vous pouvez activer l'option permettant d'envoyer les documents avec un type de document automatiquement à votre comptable. Les documents sand type défini ne sont pas envoyés automatiquement.

  • Un document XML (UBL) a toujours un type de document. Toutes les factures Peppol sont au format UBL.
  • Un document PDF sur lequel l'OCR est appliqué peut être reconnu sans type de document.
    
    

  
  

  
  

Une fois qu'une facture a été envoyée au comptable, le statut dans l'aperçu changera également en "Envoyé".

Archives

Il est possible d'archiver des documents en cliquant sur le bouton 'Archives'. Ce bouton n'est visible que lorsqu'un document a le statut 'Envoyé'.

Archiver un document permet de le déplacer vers la vue d'ensemble 'Archives'.

Tous

Dans la vue d'ensemble 'Tous', vous voyez tous les documents avec leur emplacement actuel et leur statut associé :

• Boîte de réception = Documents qui n'ont pas encore été envoyés à votre comptable.
• Envoyé = Documents qui ont déjà été envoyés à votre comptable.
• Archive = Documents qui ont été envoyés à votre comptable et ensuite archivés.

Filtrer et rechercher

Dans chaque vue d'ensemble, vous pouvez filtrer selon différents critères tels que : 

• Type de document
• État de paiement
• Date de facturation, date d'échéance
• Statut
• Source