Klik rechtsbovenaan op het uitklapmenu (bij jouw gebruikersnaam) op de knop Profiel om de taal in te stellen waarin je met Lucy wilt werken. Deze instelling bepaalt echter niet de taal waarin de facturen in Lucy worden opgesteld. De taal van de facturen wordt steeds bepaald door de taal die is ingesteld voor je klant.
In het menu Instellingen beheer je de kern van jouw omgeving: van algemene parameters en gebruikers tot de registratie van je bedrijf op het Peppol-netwerk via Lucy.
Hoe open ik de instellingen?
- Log in op jouw Lucy-omgeving.
- Klik rechtsbovenaan op het uitklapmenu (bij jouw gebruikersnaam).
- Selecteer de knop 'Instellingen'.
Wat kun je hier beheren?
Binnen de instellingen vind je de onderstaande tabbladen om jouw workflow te optimaliseren:
Algemeen
Onder de tab 'Algemeen' kun je een logo toevoegen aan je Lucy-omgeving. Dit logo kan op elk moment vervangen of verwijderd worden.
Je kunt zowel een weergavenaam als een juridische naam instellen. Welke naam er op de factuur komt te staan, hangt af van je instellingen:
- Weergavenaam ingevuld? Deze naam wordt direct op je factuur getoond.
- Weergavenaam leeg? Dan verschijnt automatisch de juridische naam op de factuur.
Het btw-nummer van je bedrijf kan echter niet gewijzigd of verwijderd worden; voor aanpassingen hieraan moet contact worden opgenomen met de supportafdeling. Onderaan deze tab vind je ook de adresgegevens van je onderneming.
Peppol
Peppol-verbinding activeren
Afhankelijk van hoe je dossier is aangemaakt, zijn er twee manieren waarop de Peppol-registratie geregeld kan zijn:
Via je accountant
Heeft je accountant je bedrijf geregistreerd op Lucy? Dan is de koppeling met het Peppol-netwerk meestal al voor je in orde gemaakt. Je hoeft in dat geval zelf geen actie te ondernemen.
Zelf registreren of aanpassen
Je kunt je registratie op het Peppol-netwerk ook volledig zelf beheren binnen Lucy. Dit is handig als je wil overstappen naar een andere software of als je de registratie nog moet opstarten.
Volg deze stappen:
- Navigeer naar het tabblad Peppol in je Instellingen.
- Zet de gewenste vinkjes aan om je bedrijf direct aan te melden bij het Peppol-netwerk.
De informatie op dit tabblad wordt real-time aangestuurd door Storecove (ons Access Point). De status die je ziet is de daadwerkelijke status op het Peppol-netwerk.
Indien jouw ondernemingsnummer reeds geregistreerd is voor het ontvangen van e-facturen via een ander toegangspunt op het Peppol-netwerk, zal je hiervoor onderstaande foutmelding krijgen.
Je kan je bedrijf op elk gewenst moment uitschrijven uit het Peppol-netwerk via Lucy door de vakjes uit te zetten.Belangrijk: Het is mogelijk om je tijdens de proefperiode al te registreren op Peppol voor het ontvangen of verzenden van Peppol-facturen. Je bedrijf wordt dan daadwerkelijk geregistreerd op het Peppol-netwerk. Facturen die je via Peppol verstuurt, worden effectief via Peppol verzonden, mits je klant al op Peppol is geregistreerd
Gebruikers
Onder de tab Gebruikers kan je een overzicht terugvinden van de verschillende gebruikers die toegang hebben tot jouw Lucy dossier. Via de knop '+ Gebruiker uitnodigen' kan je een nieuwe gebruiker aanmaken en uitnodigen. Het toevoegen van een extra gebruiker is alleen mogelijk met Lucy Business en Lucy Business Pro, tegen een maandelijkse vergoeding van 2,50 euro per maand.
Na de nieuwe gebruiker te hebben uitgenodigd, ontvangt hij hiervan een uitnodigingsmail. Van zodra de nieuwe gebruiker inlogt op Lucy, zal zijn status op "Actief" komen te staan.
Boekhouding
Onder de tab Boekhouding kun je controleren of de verbinding met je accountant correct is en sinds wanneer deze actief is. Als je accountant je dossier in Lucy heeft geregistreerd, worden deze gegevens automatisch ingevuld. Door de optie 'Verzend documenten automatisch' in te schakelen, worden alle documenten in je inbox automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket.
Als je je bedrijf zelf hebt geregistreerd via de Self-onboarding, kun je hier zelf je accountant selecteren. Werk je niet samen met een accountant, dan kun je je eigen bedrijf als accountant instellen. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat de documenten automatisch naar je boekhoudintegratie worden doorgestuurd, mits je deze optie hebt ingeschakeld.
Integraties
Onder de tab Integraties kun je verbinding maken met je privé-e-mailadres of een andere bestemming. Deze bestemmingen verschijnen automatisch in de multisender. De beschikbare integraties met boekhoudpakketten zijn niet zichtbaar voor ondernemers van wie het dossier door de accountant in Lucy is geregistreerd. Dit komt omdat de accountant verantwoordelijk is voor het instellen van de integratie met jouw boekhoudpakket.
Als je je bedrijf zelf hebt geregistreerd via de Self-onboarding dan zijn ook de beschikbare integraties met boekhoudpakketten zichtbaar. In dit overzicht zie je de beschikbare integraties waar je op kan doorklikken om meer informatie en de nodige stappen terug te vinden.
Dit zijn de bestaande integraties: Clearfacts, Exact Online, Lyanthe e-mail, Octopus, Winbooks, Exact Online NL, FTPS, Yuki, Wings, Zenvoices.
Als Lucy geen bestaande integratie heeft met je boekhoudpakket, is het altijd mogelijk om een e-mailintegratie op te zetten, mits het boekhoudpakket beschikt over een e-mailadres waarnaar je je documenten kunt doorsturen.
Documenten
Onder de tab Documenten kan je regels toevoegen voor het automatisch verzenden van aankoopfacturen naar specifieke bestemmingen.
Factuur instellingen
Onder de tab Factuur instellingen heb je de mogelijkheid om algemene informatie in te vullen omtrent het opmaken van jouw verkoopfacturen. Volgende zaken kan je hier terugvinden: het factuurlogo, IBAN nummer, standaardwaarden, aanvullende informatie (website, e-mail, telefoonnummer), het e-mailadres waarop klanten kunnen reageren, de algemene voorwaarden en het e-mailsjabloon. Onderaan deze tab kan je automatische herinnering activeren.
Abonnement
Tenslotte kan je onder de tab Abonnement jouw Lucy plan uitkiezen. De verschillende Lucy abonnementen zijn de volgende: Lucy Inbox (niet beschikbaar via Self-onboarding), Lucy Facturatie, Lucy Business & Lucy Business Pro.
Via Vergelijk plannen kan je de verschillende abonnementen met elkaar vergelijken om jouw keuze te vergemakkelijken.
Via de knop 'Betaal nu' kan je het gewenste abonnement activeren en tenslotte betalen. 
Als je accountant je plan betaalt, kun je het gewenste plan selecteren via de knop 'Wijzigen'. 
Belangrijk: Tijdens de proefperiode is het niet mogelijk om een ander plan te selecteren en af te rekenen. Dit kan pas aan het einde van de proefperiode.