FAQ Lucy voor accountants

Gewijzigd op Di, 14 Okt om 1:28 PM

Op deze pagina behandelen we de volgende vragen:

Het is in Lucy mogelijk om een klant voor meerdere vennootschappen te laten inloggen met slechts één login. In dit geval dien je de ondernemer eerst toe te wijzen aan alle vennootschappen waartoe hij toegang wenst te verkrijgen. Je zal de ondernemer slechts één keer moeten uitnodigen. Zodra de ondernemer zich middels de uitnodigingsmail op Lucy heeft geregistreerd, zal hij toegang hebben tot alle toegewezen domeinen.

Indien er een integratie werd gelegd tussen Lucy en een boekhoudpakket, maar desondanks de documenten niet binnenkomen, kan dit mogelijks veroorzaakt worden doordat de documentsoort in Lucy niet werd bepaald. Of de documentsoort al dan niet werd herkend, kan je zien aan onderstaand icoon. Voor aankoopfacturen zal dit een symbool met pijl naar onder geven, voor verkoopfacturen een pijl naar boven. Indien dit icoon er niet staat zal je zelf de documentsoort nog dienen in te geven om de factuur te laten doorstromen naar het boekhoudpakket.

Als accountant heb je de mogelijkheid om het juiste type aan een document toe te wijzen vanuit het overzicht 'Boekhoudkundige documenten'. Je kunt het document selecteren en via de knop 'Wijzig documenttype' de aanpassing doen.

Een dossier kan niet verwijderd worden door de accountant (of ondernemer). Hiervoor zal je contact kunnen opnemen met het Customer Support team. Zij zullen dit voor jou in orde brengen.

Bij het aanmaken van een nieuwe klant kan je een buitenlands BTW nummer ingeven door via onderstaande veld de landcode aan te passen.

Als accountant zijn er drie verschillende gebruikersrollen: Beheerder, geen rol en Contact.
- Met de rol Beheerder kan je dossiers aanmaken en andere collega's uitnodigen. Daarnaast heb je als beheerder tot alle dossiers in het portaal toegang en kan je bepaalde dossiers ook afschermen voor bepaalde collega's.
- Indien je geen rol ingeeft bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker, zijn de rechten beperkter dan die van de beheerder. Een gebruiker zonder rol zal wel dossiers kunnen aanmaken, maar geen andere gebruikers kunnen uitnodigen. Daarnaast kan hij ook niet zomaar elk dossier bekijken.
- De rol Contact wordt gezien als een "extra" rol. Met de rol Contact worden de gegevens van de accountant in onderstaande veld aan de ondernemer vertoond. Indien je als accountant niet wil dat de ondernemer jouw contactgegevens kan raadplegen zal je deze rol best uitzetten.

Wanneer een ondernemer is aangemaakt met een bepaald mailadres, is dit nadien niet meer aan te passen door de accountant of door de gebruiker zelf. Je kan hiervoor contact opnemen met het Customer Support team. Zij zullen dit voor jou aanpassen.

Wanneer je vanuit je portaal een klant wilt toevoegen die zich al via de Self-onboarding bij Lucy heeft geregistreerd, krijg je een foutmelding omdat hetzelfde bedrijf niet opnieuw in Lucy kan worden geregistreerd. Ondernemers die hun account zelf in Lucy aanmaken, kunnen hun accountant aanduiden, waardoor hun dossier aan het portaal van de accountant wordt gekoppeld. De klant kan dit doen door in te loggen en via de Instellingen naar Boekhouding te gaan en jullie als accountant te selecteren.

Om een klant uit je klantenlijst te verwijderen ga je naar het Algemeen overzicht van de klant en klik je op de optie 'Verwijder koppeling'. Hierdoor zal het dossier van de klant van je portaal worden losgekoppeld en zal de integratie met het boekhoudpakket worden verwijderd. Je kan enkel een klant uit je klantenlijst verwijderen die de status Actief heeft.