Er zijn twee soorten integraties mogelijk met Exact Online (EOL)
- De e-mailintegratie
- De API integratie (NL/BE)
De e-mailintegratie
De e-mailintegratie is zoals elke e-mailintegratie te herkennen aan de blauwe bol met het verzend icoontje.
Deze integratie zal gebruik maken van de mogelijkheden van EOL om via specifieke e-mailadressen specifieke documenten te ontvangen. Je dient de juiste e-mailadressen op te halen uit EOL en deze hier te plakken.
Klik hier voor meer info over de digitale brievenbus van EOL
Belangrijk: Zorg ervoor dat je ons eigen e-mailadres, 'noreply@app.getlucy.ai' instelt bij de toegestane afzenders in je EOL dossier!
De API-integratie
Op portaalniveau krijg je de keuze tussen Exact Online NL en Exact Online BE. Afhankelijk van of je portaal op Exact Online België of Exact Online Nederland zit, kies je hier de geschikte integratie.
Hoe het werkt?
Door de Exact Online integratie te configureren, ontvangt u de door uw klanten doorgezonden documenten direct in de digitale brievenbussen van hun dossiers.
Stappenplan
Belangrijk: Maak een nieuwe gebruiker in Exact Online aan die je uitsluitend voor de Lucy integratie zal gebruiken. Indien de gebruiker door andere toepassingen of gebruikers in gebruik genomen wordt, bestaat de kans dat de koppeling onderbroken wordt.
- Maak in Exact Online een nieuwe Lucy kantoor-gebruiker aan. Als u meer hulp nodig heeft, bekijk dan hun 'Knowledge Base' of vraag naar onze accountant manual.
- Navigeer in je Lucy portaal naar de integratie tab en kies de geschikte Exact integratie en klik op 'Verbinden'.
- De Exact Online -loginpagina wordt getoond: log in met de LUCY -kantoorgebruiker die u zojuist heeft aangemaakt.
- U krijgt een authorisatiescherm. Geef akkoord aan LUCY om de opgelijste activiteiten uit te voeren.
Proficiat! De 1e stap is afgerond, Er is nu een integratie gelegd tussen LUCY en Exact Online. Als alles ok verlopen is, is de status van de verbinding 'Actief'.
Indien nodig kunt u de integratie ontkoppelen en koppelen met een andere Exact Online gebruiker.
Het ontkoppelen en opnieuw koppelen van deze integratie zal de reeds gelegde verbindingen op dossierniveau niet verbreken.
Nu moet u enkel nog de link leggen tussen uw klant op LUCY en hun dossier in Exact Online.
- Ga naar het menu 'Klanten' en klik op 'Integraties'
- Klik op de 'Exact Online' integratie
- Kies het juiste klantendossier en bevestig met 'Opslaan'
Als je voor een dossier de scanservice van Exact Online gebruikt, vergeet dan niet deze optie aan te vinken.
FAQ
- Mijn facturen hebben de status mislukt. Als ik ze opnieuw probeer te verzenden, blijft er mislukt staan.
Dit kan verschillende redenen hebben. Mislukt wil specifiek zeggen dat de server van EOL de factuur niet kon ontvangen of geweigerd heeft. Redenen kunnen zijn:- De factuur werd al eerder aangeboden, en de duplicaat check van EOL zorgt voor de weigering
- Er is een probleem met de integratie. Controleer eerst op dossierniveau en dan op portaalniveau
- De status van de integratie op portaal niveau is rood. Wat kan ik hier aan doen?
De eerste check die je zelf kan doen, is de verbinding doorbreken en opnieuw leggen met een gepaste gebruiker. (Zie bovenstaande instructies).
Na het doorlopen van de inlogprocedure met je specifieke EOL gebruiker, zou de status terug groen moeten zijn. De reeds gemaakte connecties zullen onthouden worden tijdens deze reset. Als dit het probleem niet oplost, neem dan contact op met onze support.
- Sommige facturen lijken niet door te komen.
Dit kan verschillende redenen hebben, hieronder een opsomming van de gekende oorzaken:
- Eén van de bestanden in de bijlagen, een unieke bijlage of de algemene voorwaarden, bevat een symbool dat de Exact Online-integratie weigert. Een voorbeeld hiervan is: 'Algemene. Voorwaarden.pdf' In deze integratie is het niet toegestaan om een extra punt in een bestandsnaam te gebruiken.
- Mijn facturen hebben de status 'Afgekeurd' wanneer ik ze doorstuur naar Exact Online.
Dit kan verschillende redenen hebben, hieronder een opsomming van de gekende oorzaken:- Wanneer de Exact online Scanservice uitgeschakeld is, zal EOL de xml van de factuur onmiddelijk inboeken. Wanneer de EOL Scanservice ingeschakeld is, zal EOL een boekingsvoorstel doen op basis van de PDF.
Vanaf 1 januari 2026 is het niet meer verplicht om een PDF mee te sturen in de xml factuur, merken we dat deze facturen de status 'Afgekeurd' krijgen wanneer deze naar de Scanservice van EOL gestuurd worden.
Als dit bij jullie het geval is, raden we aan om contact op te nemen met Exact Online Support.
- Wanneer de Exact online Scanservice uitgeschakeld is, zal EOL de xml van de factuur onmiddelijk inboeken. Wanneer de EOL Scanservice ingeschakeld is, zal EOL een boekingsvoorstel doen op basis van de PDF.