De verkoopmodule in Lucy is beschikbaar vanaf het abonnement Lucy Facturatie.

Vanuit de tab Facturatie via het overzicht Offertes kan je een offerte opmaken. 

Offerte opmaken in Lucy

Klik op de knop + Nieuwe offerte. Vul vervolgens de verplichte velden in om de offerte op te maken. Voordat je begint met het aanmaken van offertes, kan je via de instellingen de nummering voor offertes en het e-mailsjabloon instellen. 

Bij het opmaken van een offerte in Lucy kun je bij het onderdeel Offerte info de volgende velden configureren:

• Klant: Je kan zoeken in de bestaande klanten of vanuit dit scherm een nieuwe Klant aanmaken. De klantengegevens kunnen altijd worden gewijzigd.
• Offertenummer: het offertenummer wordt gegenereerd bij het finaliseren van de offerte. Lucy kijkt hiervoor naar de Instellingen. 
• Klantreferentie: deze referentie kan je manueel invullen.
• Offertedatum: de datum wordt automatisch op de huidige dag ingesteld, maar kan worden aangepast.
• Vervaldatum: de datum wordt automatisch ingevuld op basis van de instellingen, maar kan ook worden aangepast.

Bij het onderdeel Artikelregels kan je vervolgens je artikelen toevoegen aan je offerte:

• Je kan een of meerdere Artikelen selecteren, en je hebt altijd de mogelijkheid om elk veld aan te passen. Je kan ook een nieuw artikel toevoegen door het in te type en vervolgens te klikken op "+Nieuw artikel". Het is ook mogelijk om een optionele omschrijving onder een artikel toe te voegen.

Extra notities en bijlagen toevoegen 

Met de 'klikbare chips' kunt u eenvoudig de wettelijk verplichte meldingen aan uw facturen toevoegen. Momenteel kunt u deze chips niet aanpassen of gepersonaliseerde chips aanmaken. U heeft echter de mogelijkheid om handmatig de gewenste tekst in het veld in te voeren, zodat deze op de factuur wordt weergegeven. 

Je kunt ook bijlagen aan je factuur toevoegen. Je hebt de mogelijkheid om maximaal drie PDF-documenten toe te voegen, waarbij elk document niet groter mag zijn dan 2 MB. 

Lay-out van je offerte

Je kan altijd een voorbeeld bekijken van hoe de offerte eruit zal zien door te klikken op het tabblad 'Voorbeeld' waar je ook kan kiezen tussen twee verschillende lay-outs. 

Je offerte finaliseren

Zodra de offerte klaar is, kan je deze opslaan als concept of finaliseren. Conceptoffertes kunnen vanuit het algemene overzicht opnieuw worden geopend om verder te finaliseren. 

Zodra de offerte is gefinaliseerd, kan deze per e-mail worden verstuurd. Dit zal niet via het Peppol-netwerk gebeuren.

Na het verzenden

Beheer status van je offertes

In het overzicht van de offertes kan je de status van elke offerte zien. Zodra een offerte is aangemaakt, krijgt deze de status 'Openstaand'. Via de drie puntjes naast de offerte kan je ervoor kiezen om de offerte te accepteren of af te wijzen. Dit dient steeds manueel in de software aangepast te worden.

Acties

Voor elke verzonden offerte kun je de volgende acties uitvoeren:

• Maximum één keer per dag een herinnering verzenden. 
• De offerte omzetten naar een factuur
  • Je kan ook rechtstreeks vanuit de offerte een verkoopfactuur opmaken via de optie Maak er dan een factuur van!
    
• De offerte terugzetten naar een concept
• De offerte dupliceren
• De offerte in pdf downloaden