Bienvenue chez Lucy ! Beaucoup de choses fonctionnent comme vous en avez l'habitude dans Teamleader One, mais certaines se trouvent à un autre endroit ou fonctionnent légèrement différemment. Sur cette page, vous voyez pour chaque partie ce qui change exactement et où vous le retrouvez. Vous voulez en savoir plus ? Cliquez alors sur les pages de support correspondantes.
Vous passez à Lucy Business Pro, notre plan le plus complet. Toutes les fonctionnalités décrites ci-dessous s'appliquent donc à ce plan.
Table des matières
Comment ça marche dans Lucy
Compte
- Connexion
- Teamleader One : avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, ou via Google ou Microsoft.
- Lucy : toujours avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, car la connexion via Google ou Microsoft n'est pas possible. Par mesure de sécurité, vous êtes automatiquement déconnecté après 15 minutes d'inactivité.
Factures
- Établir une facture
- Teamleader One : vous ajoutez un client et des lignes de produits, avec une remise par ligne.
- Lucy : la même structure. Vous ajoutez les mentions légales grâce aux puces cliquables sous la facture. Une ligne négative, par exemple pour un acompte, n'est pas possible directement : créez d'abord un article avec un montant négatif, puis ajoutez-le à la facture.
- Numéro de facture
- Teamleader One : vous définissez le préfixe et le numéro suivant dans les paramètres de facturation.
- Lucy : vous numérotez par période, avec un préfixe et un numéro de départ à 4 chiffres. Vous souhaitez une autre numérotation ? Ajoutez alors une nouvelle période.
- Note de crédit
- Teamleader One : vous la créez à partir de la facture d'origine.
- Lucy : vous la créez à partir de la facture ou séparément. Les notes de crédit ont leur propre numérotation, que vous ne pouvez pas modifier.
- Régime TVA
- Teamleader One : un paramètre dans les données de votre entreprise, avec une mention automatique sur la facture.
- Lucy : il n'y a pas de paramètre distinct. Le régime TVA découle du taux de TVA que vous choisissez sur la facture, ou de la mention légale que vous ajoutez grâce aux puces cliquables sous la facture. Lucy ajoute alors automatiquement la mention correspondante sur la facture.
- Mise en page
- Teamleader One : vous choisissez vous-même la police, les couleurs, la disposition et votre logo.
- Lucy : vous choisissez parmi deux modèles et ajoutez votre logo et un pied de page. Il n'est pas possible de personnaliser davantage la mise en page. Si la facture doit encore être payée, le code QR y figure aussi automatiquement.
- Pièces jointes
- Teamleader One : jusqu'à 5 fichiers, 10 Mo maximum au total (PDF, images, Excel, CSV).
- Lucy : jusqu'à 3 PDF de 2 Mo maximum chacun, conditions générales comprises. Vous avez plus de pièces jointes, ou des pièces jointes dans un autre format ? Regroupez-les alors dans un seul PDF.
- Envoi
- Teamleader One : via Peppol ou par e-mail.
- Lucy : via Peppol, par e-mail ou les deux. Une coche verte indique si votre client est enregistré sur Peppol.
- Peppol vers l'étranger
- Teamleader One : vers des entreprises en Belgique, aux Pays-Bas, en France et en Allemagne.
- Lucy : vers le numéro GLN de votre client, ou directement vers des clients étrangers en France, aux Pays-Bas, en Espagne et en Suisse. Si ce n'est pas possible, envoyez la facture par e-mail.
- Messages de statut de votre client
- Teamleader One : vous voyez quand votre client a accepté ou payé une facture Peppol, si son logiciel renvoie cette information.
- Lucy : les messages de statut ne sont pas encore visibles dans Lucy. Vous pouvez toutefois facilement suivre vos paiements via le statut de paiement de vos factures ou via la connexion bancaire.
- Rappels de paiement
- Teamleader One : automatiques, jusqu'à 3 niveaux.
- Lucy : manuels ou automatiques, après le nombre de jours de votre choix. Un seul rappel maximum est envoyé par jour.
- Devises étrangères
- Teamleader One : vous ajoutez d'autres devises dans vos paramètres.
- Lucy : il n'est pas encore possible d'établir des factures dans une devise étrangère. Vous utilisez aujourd'hui des devises étrangères ? Contactez alors l'équipe support de Teamleader One avant votre passage.
Devis
- Transformer un devis en facture
- Teamleader One : vous choisissez entre une facture complète et une facture d'acompte.
- Lucy : vous transformez un devis en facture en un seul clic. Pour un acompte, vous adaptez vous-même cette facture. Les devis sont envoyés par e-mail.
Factures entrantes et documents
- Factures entrantes
- Teamleader One : sous Dépenses, où vous acceptez ou refusez les factures Peppol.
- Lucy : dans la Boîte de réception, avec vos factures de vente. Vous pouvez aussi y scinder et fusionner des documents. Scindez un document lorsqu'un PDF contient plusieurs factures : vous en faites des documents séparés, un par facture. Fusionnez des documents lorsque plusieurs fichiers appartiennent à la même facture, comme une facture et une pièce jointe séparée. Si un document arrive en double, il reçoit une étiquette de doublon. Tant qu'il n'a pas encore été envoyé à votre comptable, vous pouvez encore supprimer le doublon.
- Notification d'une nouvelle facture Peppol
- Teamleader One : vous recevez un e-mail qui vous signale l'arrivée d'une nouvelle facture Peppol.
- Lucy : Lucy n'envoie pas elle-même de notification. Votre comptable peut toutefois configurer le transfert des factures Peppol vers votre adresse e-mail. Vous recevez alors, pour chaque nouvelle facture Peppol, un e-mail avec la facture en pièce jointe au format PDF, si votre fournisseur a joint un PDF. Vous travaillez sans comptable ? Connectez-vous alors régulièrement pour vérifier votre Boîte de réception.
- Transférer des factures par e-mail
- Teamleader One : vers expense@mail.one.teamleader.eu, pour 10 expéditeurs de confiance maximum.
- Lucy : vers votre propre adresse Lucy (votre numéro-de-TVA@app.getlucy.ai), pour 100 expéditeurs autorisés maximum.
Clients et produits
- Clients et fournisseurs
- Teamleader One : clients et fournisseurs dans une seule liste, avec une adresse de facturation distincte si vous le souhaitez.
- Lucy : les clients figurent dans une liste séparée, et Lucy crée automatiquement les fournisseurs pour vous sur la base de leurs factures. Vous pouvez configurer plusieurs identifiants Peppol par client. Une adresse de facturation distincte n'existe pas ici : indiquez donc dans la fiche client l'adresse à laquelle vous facturez.
- Produits
- Teamleader One : avec nom, description, type, référence interne, unité, devise et TVA.
- Lucy : des articles avec nom, prix, TVA, description et quantité par défaut. Indiquez une unité ou une référence interne dans le nom ou la description.
Collaborer avec votre comptable
- Connexion avec votre comptable
- Teamleader One : dans vos paramètres, vous configurez une connexion automatique avec Yuki, Exact Online ou par e-mail. Vous pouvez aussi transmettre manuellement vos documents à votre comptable avec le bouton « Synchroniser avec le comptable ».
- Lucy : Lucy peut se connecter à différents logiciels comptables. La manière dont vos documents parviennent à votre comptable dépend de si votre comptable travaille avec Lucy. Vos documents sont ensuite transmis à votre comptable automatiquement ou manuellement.
- Votre comptable travaille avec Lucy ? Il établit alors pour vous la connexion avec son propre logiciel comptable, et vous n'avez rien à configurer vous-même.
- Votre comptable ne travaille pas avec Lucy ? Vous établissez alors vous-même la connexion en choisissant l'adresse e-mail de votre logiciel comptable sous Intégrations.
- Accès à votre compte
- Teamleader One : votre comptable peut consulter votre compte via le portail et vous aider.
- Lucy : votre comptable travaille dans son propre portail Lucy et y voit une copie de votre dossier. Seuls votre facturation et vos documents d'entreprise ne sont pas accessibles à votre comptable.
Paiements et export
- Paiements
- Teamleader One : vous marquez les factures comme payées et enregistrez les paiements partiels.
- Lucy : c'est aussi possible, et en plus, vous payez via code QR, vous effectuez des paiements groupés via un fichier SEPA et vous connectez votre banque via Codabox.
- Exporter
- Teamleader One : vous sélectionnez des factures ou des dépenses et les téléchargez au format zip.
- Lucy : cela fonctionne de la même manière : vous téléchargez tous vos documents au format zip (PDF et XML).
Quoi de neuf dans Lucy ?
Avec Lucy Business Pro, vous bénéficiez aussi de nombreux avantages supplémentaires :
- Factures récurrentes. Configurez une facture une seule fois avec une fréquence hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Lucy les prépare et les envoie automatiquement.
- Connexion bancaire via Codabox. Vos transactions bancaires arrivent dans Lucy et sont automatiquement liées à vos factures. Vous voyez ainsi immédiatement quelles factures sont payées et quels documents manquent encore.
- Payer depuis Lucy. Payez une facture entrante avec un code QR, ou plusieurs factures à la fois via un fichier de paiement SEPA.
- Multisender. Envoyez des documents vers plusieurs destinations à la fois, par exemple votre propre boîte mail ou un autre logiciel, manuellement ou automatiquement.
- Règles d'approbation. Faites transférer automatiquement les documents entrants en fonction du fournisseur et/ou du montant.
- Archive consultable. Lucy lit vos documents : vous pouvez donc rechercher des mots dans vos factures et tickets de caisse.
- Coffre-fort et documents d'entreprise. Partagez des documents comme votre déclaration à l'impôt des personnes physiques avec votre comptable dans le coffre-fort, et conservez vos autres documents d'entreprise dans vos propres dossiers.
- Vue d'ensemble sur votre tableau de bord. Vous voyez vos clients et fournisseurs en suspens, les paiements en retard et les soldes de vos comptes.
- Utilisateurs supplémentaires. Ajoutez des collègues pour 2,50 € par utilisateur et par mois.
- Plusieurs entreprises avec un seul identifiant. Vous avez plusieurs entreprises ? Vous les ouvrez toutes avec la même adresse e-mail. Chaque entreprise a toutefois son propre abonnement.
- Sur votre smartphone. Lucy fonctionne dans le navigateur de votre smartphone. Prenez une photo d'un ticket de caisse et chargez-la immédiatement, ou ajoutez un raccourci sur votre écran d'accueil.
Questions fréquentes
- Mes documents sont-ils envoyés automatiquement à mon comptable ? Oui, si vous le souhaitez. Dans Paramètres > Comptabilité, activez l'option « Envoyer les documents automatiquement ». Un document part alors immédiatement, à condition que votre dossier soit lié à votre comptable et que le document ait un type (facture d'achat ou de vente). Vous voulez d'abord tout vérifier ? Laissez alors l'option désactivée et envoyez vous-même vos documents.
- Pourquoi ne puis-je plus supprimer un document ? Dès qu'un document a été envoyé à votre comptable, vous ne pouvez plus le supprimer ni en modifier le type. Ainsi, ce que vous voyez dans Lucy reste identique à ce que possède votre comptable. Vous pouvez toutefois facilement archiver le document.
- Pourquoi y a-t-il des factures de vente dans ma Boîte de réception ? C'est normal. La Boîte de réception Lucy regroupe vos factures d'achat et de vente. Vous voulez voir uniquement vos factures d'achat ? Filtrez alors par type de document.
- Où trouver mon adresse e-mail Lucy pour transférer des factures ? En haut à droite de votre Boîte de réception > Transférer des documents depuis votre boîte mail. Ajoutez d'abord les adresses depuis lesquelles vous transférez comme expéditeurs autorisés.
- Puis-je établir une facture avec une date dans le passé ? Oui, tant que la date n'est pas antérieure à celle de votre dernière facture finalisée. Vos factures doivent être numérotées de manière continue et chronologique. Les dates de facture, tout comme les numéros de facture, doivent se suivre dans l'ordre croissant. Veillez donc toujours à ce que votre facturation respecte l'ordre chronologique.
- Mon client est sur Peppol, mais je ne peux pas envoyer via Peppol. Que faire ? Ouvrez le client, cliquez sur Identifiants Peppol, activez « Identifiants Peppol avancés » et choisissez le numéro d'entreprise comme identifiant Peppol par défaut.
- Existe-t-il une application Lucy ? Non, mais Lucy fonctionne dans le navigateur de votre smartphone et de votre tablette.
- Comment ajouter un collègue ? Via Paramètres > Utilisateurs > Inviter un utilisateur. Un utilisateur supplémentaire coûte 2,50 € par mois.
Encore des questions sur Lucy ?
Consultez notre FAQ pour les entrepreneurs ou posez votre question au chatbot Lucy !