Dit artikel vertelt je hoe je als accountant een klant kan loskoppelen van je accountantsportaal. De klant is dan niet meer zichtbaar in je accountantsportaal. Ook geven we meer info wat je moet doen wanneer het dossier wordt overgedragen naar een andere accountant.
INHOUDSOPGAVE
- Hoe koppel je los?
- Overdracht: Je klant wordt overgedragen naar een andere accountant
- Overdracht: Als de nieuwe accountant wens je een bestaand Lucy-dossier toe te voegen aan je eigen Lucy-portaal
- Wil je een dossier volledig stopzetten voor de klant?
Hoe koppel je los?
Ga naar het Algemeen overzicht van de klant en klik op de optie 'Verwijder koppeling'. Je moet hiervoor de rol 'Admin' hebben in het portaal. Heb je deze niet dan zie je deze optie niet. Vraag het in dat geval aan een collega met deze rol om de loskoppeling uit te voeren. Heeft het dossier de status Aangemaakt of Uitgenodigd. Dan kan je het niet zelf loskoppelen. Neem in dat geval contact op met onze Support dienst.
De ondernemer zelf kan deze ontkoppeling niet uitvoeren.
Wat gebeurt er na het loskoppelen?
- Het dossier verdwijnt uit je klantenlijst en wordt losgekoppeld van je portaal.
- De integratie met jullie boekhoudpakket wordt verbroken. Integraties die de ondernemer zelf heeft ingesteld, zoals een multisender, blijven wel behouden.
- Het huidige abonnement van je klant blijft behouden en wordt niet automatisch opgezegd. Dit is hetzelfde voor zowel een Split Bill, als One-Stop-Shop ondernemer.
- Uitzondering: Als ze een Inbox-abonnement hebben, vallen ze bij de ontkoppeling terug op het eerstvolgende betalende abonnement (Facturatie). Breng hen hier dus gerust van op de hoogte bij een ontkoppeling in functie van een overdracht. Geef hen mee dat ze hun plan terug kunnen aanpassen naar een Inbox-abonnement van zodra de nieuwe accountant hen aanvaard heeft in hun portaal.
- De Peppol-registratie van je klant blijft actief.
- Je klant kan gewoon verder werken in Lucy, en kan zelf een nieuwe accountant koppelen indien zij overstappen.
- Of je klant kan zelf het abonnement stopzetten en de acties uitvoeren vermeld op deze support pagina.
Werk je met One-Stop-Shop (OSS)?
Dan betaal je momenteel als kantoor het abonnement van je klant. Na het loskoppelen stopt die kost. Als je klant geen nieuwe accountant koppelt, of naar een kantoor met split bill gaat, betaalt je klant het gekozen abonnement voortaan zelf.
Overdracht: Je klant wordt overgedragen naar een andere accountant
Jij als accountant kan het dossier zelf ontkoppelen:
- Koppel de klant los zoals hierboven beschreven.
- Laat je klant weten dat die de nieuwe accountant zelf kan koppelen via Instellingen > Boekhouding > Selecteer je accountant.
- Zoals eerder vermeld: Als ze een Inbox-abonnement hebben, vallen ze bij de ontkoppeling terug op het eerstvolgende betalende abonnement (Facturatie). Breng hen hier dus gerust van op de hoogte bij een ontkoppeling in functie van een overdracht. Geef hen mee dat ze hun plan terug kunnen aanpassen naar een Inbox-abonnement van zodra de nieuwe accountant hen aanvaard heeft in hun portaal.
1. Het nieuwe kantoor gebruikt ook Lucy
Dan krijgt het een melding en kan het je voormalige klant meteen aan zijn portaal toevoegen.
2. Het nieuwe kantoor gebruikt Lucy niet
Eens de klant de nieuwe accountant aanduidt wordt er automatisch een mail gestuurd naar het ingestelde mailadres dat deze klant Lucy gebruikt. Zo is de nieuwe accountant op de hoogte.
We zetten het dossier via support voor je over als:
- het om veel dossiers tegelijk gaat (+10);
- het dossier de status Aangemaakt of Uitgenodigd heeft;
- er meer dan 5 dossiers met een inbox abonnement overgezet moeten worden;
- je klant ook een Yuki-administratie heeft die mee moet overgaan naar een ander portaal in Yuki. Wij nemen dit dan meteen mee in het proces.
Stuur ons dan de volgende gegevens:
- de bedrijfsnaam en het ondernemingsnummer van elk dossier (bij meerdere dossiers mag dit gerust in een lijst)
- de naam en het btw-nummer van het nieuwe kantoor
- of de Yuki-administratie ook mee overgezet moet worden
- hoeveel inbox dossiers er overgezet moeten worden
- vanaf wanneer de overzetting moet ingaan
Overdracht: Als de nieuwe accountant wens je een bestaand Lucy-dossier toe te voegen aan je eigen Lucy-portaal
Dan hebben we de schriftelijke toestemming van het vorige kantoor nodig. Een mail van het nieuwe kantoor volstaat helaas niet. Vraag die toestemming dus best al op voor je contact met ons opneemt. Zo kunnen we de overzetting meteen uitvoeren.
Heeft het dossier de status 'Actief' in het klantenportaal van de vorige accountant? Dan kan het vorige kantoor de klant ook gewoon zelf loskoppelen, waarna je klant jou als nieuwe accountant koppelt. Een tussenkomst van support is dan niet nodig.
Wil je een dossier volledig stopzetten voor de klant?
De ondernemer wil niet langer gebruik maken van Lucy en wenst het volledige dossier stop te zetten.
- Het dossier heeft status 'Aangemaakt of Uitgenodigd'
Je klant heeft nog nooit toegang gehad tot het dossier en de knop 'verwijder koppeling' is niet zichtbaar. Neem contact op met support en geef mee of zij zeker geen gebruik meer willen maken van Lucy en of zij al hun documenten uit het dossier hebben gedownload of ontvangen. Op jouw vraag doen wij dan de nodige checks in het dossier en deactiveren we het. - Het dossier heeft status 'Actief'
In dit geval kan je klant het dossier zelf stopzetten via de stappen op deze pagina: Stopzetten van een dossier in Lucy
Zodra je klant bevestigt dat deze stappen zijn uitgevoerd, kan je het dossier ontkoppelen van je portaal. We verwijderen dossiers enkel met schriftelijke bevestiging van de ondernemer. Zet je klant daarom mee in cc, of stuur ons de bevestiging door via mail als wij deze actie moeten uitvoeren.
Wil je enkel dat het dossier niet meer in je klantenlijst staat? Dan volstaat het om het te ontkoppelen, waarna de ondernemer zelf verder aan de slag kan. - Je One-Stop-Shop klant is gestopt met zijn activiteit
Geef hen de stappen door van onze support pagina: Stopzetten van een dossier in Lucy
Vergeet het dossier na bevestiging van hun kant niet los te koppelen van jullie portaal. Zo blijft het niet in je klantenlijst staan en wordt het niet langer aan jullie kantoor aangerekend.