Indien je wenst dat bepaalde facturen op regelmatige basis automatisch aangemaakt worden (en verzonden), dan kan je werken met periodieke facturen. Dit is mogelijk vanaf Lucy Business.
Bekijk de video hier en/of lees de volledige uitleg onder de video.
INHOUDSOPGAVE
Opmaak van Periodieke facturen
Stap 1: verzendmethode manueel vs automatisch
Ga naar de algemene instellingen van je dossier en kies voor het tabblad 'Factuur Instellingen'. Onderaan kan je onder 'Periodieke facturen' de verzendwijze kiezen
- Automatisch verzenden: Lucy zet de facturen klaar als concept en verzend ze op de ingestelde datum(s).
- Handmatig: Lucy zet de facturen klaar als concept. De factuur moet nog manueel verzonden worden.
Wanneer worden de concepten klaargezet? Zowel bij automatische verzending als handmatig worden de concepten reeds klaargezet nadat de laatste factuur (als gevolg van dit periodieke schema) verzonden is geweest.
Stap 2: Periodieke factuur opmaken
Je vindt de periodieke facturen terug in de facturatiemodule onder het tab 'Periodieke facturen'.
(!) In dit overzicht vind je het schema terug van de periodieke facturen. De facturen die opgemaakt worden als gevolg van dit schema verschijnen onder 'Facturatie' > 'Facturen'.
Klik op '+ Nieuwe periodieke factuur' en het volgende scherm wordt geopend:
- Vul de basisinfo in:
- Naam van de periodieke factuur
- klant
- klantreferentie (Optioneel)
- Betalingskenmerk (Automatisch door Lucy ingevuld o.b.v. je factuurinstellingen)
- Betaalmethode (Automatisch door Lucy ingevuld o.b.v. je factuurinstellingen)
- Frequentie:
Je kan kiezen uit 5 verschillende frequenties: wekelijks, maandelijks, Per kwartaal, Halfjaarlijks, Jaarlijks. Het is niet mogelijk om je eigen frequentie aan te maken of losse data te selecteren.
Je zal zien dat in het zwarte planningsschema de toekomstige data van de periodieke facturen getoond wordt (rode kader screenshot). Bij selectie van een nieuwe frequentie wordt de data telkens opnieuw berekend. Lucy neemt hier de datum in het veld 'begint op' als uitgangspunt.
- Vervalt na (dagen)
Stel het aantal dagen in waarna de factuur vervalt. - Begint op:
Geef de datum in waarop je de eerstvolgende factuur wenst te verzenden. De frequentie neemt dit veld als uitgangspunt. - Eindigt op:
Dit is een optioneel veld. Geef hier de datum in waarop je wenst dat het automatisch opstellen (en verzenden) van facturen stopt.
Opvolging van periodieke facturen
De schema's van de Periodieke facturen vind je vanaf aanmaak altijd terug onder 'Facturatie' > 'Periodieke facturen'. De facturen die aangemaakt worden als gevolg van deze schema's verschijnen telkens als concept in de facturatiemodule zelf.
In het facturatieoverzicht kan je makkelijk terugvinden of het gaat om een periodieke factuur of om een gewone verkoopfactuur die manueel werd opgemaakt. Dit vind je terug in de kolom 'type': Verkoopfactuur vs. Verkoopfactuur (herhalend).
Status
De status van een periodieke factuur kan je aanpassen via de 3 puntjes rechts.
- Actief
- Gepauzeerd
- Je kan zelf, op elk moment, een periodieke factuur pauzeren (en hervatten).
- Beëindigd:
- Schema's van periodieke facturen waarvan de einddatum bereikt wordt, krijgen automatisch een status 'Beëindigd'. De einddatum is geen verplicht veld.
- Verwijderd
- Klik je op 'verwijderen' dan blijft de periodieke factuur zichtbaar, maar de status wordt aangepast naar 'verwijderd'. Er worden geen facturen meer aangemaakt (en verzonden). Lucy zal geen schema van een periodieke factuur zelf verwijderen. Dit is altijd een manuele handeling.
- Een verwijderde periodieke factuur kan je niet meer opnieuw activeren. Je kan deze wel dupliceren en opnieuw aanmaken.
Wijzigingen van periodieke facturen
De eerste factuur per periodiek schema wordt meteen als concept klaargezet na het aanmaken en starten van de periodieke factuur. Als je nadien dus nog een aanpassing doet in het schema, wordt dit niet gereflecteerd in de reeds klaargezette conceptfactuur. Wel in de daar op volgende facturen.
FAQ periodieke facturen
- Wat gebeurt er als je een contract voor een periodieke factuur aanmaakt met als begindatum de dag van vandaag?
Dit hangt af van welke verzendmethode je hebt gekozen voor de verzending van periodieke facturen in je facturatie instellingen.- Automatische verzending: De factuur zal meteen automatisch verzonden worden vanaf je het contract van deze periodieke factuur hebt aangemaakt. Er verschijnt een notificatie die dit aangeeft.
- Handmatige verzending: Geen notificatie verschijnt. De eerste factuur zal klaargezet worden als concept. Je moet deze nog manueel verzenden.
- Automatische verzending: De factuur zal meteen automatisch verzonden worden vanaf je het contract van deze periodieke factuur hebt aangemaakt. Er verschijnt een notificatie die dit aangeeft.
- Wat gebeurt er als je downgrade naar een bundel waar de periodieke facturen functionaliteit niet in zit?
Het overzicht 'periodieke facturen' zal niet meer zichtbaar zijn. Je hebt dus verder geen zicht meer op de schema's van periodieke facturen die je in het hoger abonnement hebt opgemaakt. - Een periodieke factuur wordt klaargezet in de facturatiemodule via een schema dat je hebt opgemaakt, maar je wenst hier nog aanpassingen aan te doen. Kan dat?
Ja, je kan nog wijzigingen doorvoeren in een conceptfactuur. Dit heeft verder geen invloed op de toekomstige periodieke facturen die Lucy gaat aanmaken. Let wel op als je de factuurdatum wijzigt naar een datum verder in de toekomst. (Zie 'Backdaten en Periodieke facturen' hieronder.) - Backdaten en periodieke facturen
Backdaten kan niet in Lucy. Factuurdatums moeten elkaar mooi opvolgen parallel aan de factuurnummering. Wanneer je dus een factuur uitstuurt met een datum die na de datum ligt van de eerstvolgende periodieke factuur, kan de periodieke factuur niet meer (automatisch) verzonden worden. Deze blijft als concept staan tot er een geldige datum gekozen wordt en moet manueel verzonden worden. - Ik werk met automatische verzending. Kan ik de klaargezette factuur toch manueel (vroeger) verzenden?
Ja dit heeft verder geen invloed op het schema van de periodieke factuur dat je hebt opgemaakt.