Sommige leveranciers verzenden hun facturen in het standaard Peppol-formaat zonder een PDF te integreren in de XML. Zonder PDF is het moeilijk voor software die hier niet op is ingesteld om de factuur weer te geven.
Om dit probleem te verhelpen, heeft Lucy een zogenaamde mock-up PDF geïmplementeerd, waardoor de inhoud van de UBL-factuur in de software zichtbaar is.
Belangrijke disclaimer: Deze mock-up PDF is geen wettig document. Ze dient enkel als visuele ondersteuning. Buiten de software is dit document bijgevolg niet raadpleegbaar.
Dit is de reden waarom klanten de bijlage niet kunnen openen via de e-mailnotificatie van Lucy. Lucy zou in dergelijke gevallen geen PDF-factuur moeten meesturen in de e-mail, tenzij de PDF correct is geïntegreerd in de XML door de leverancier. We hebben dit probleem voorgelegd aan onze ontwikkelaars met het verzoek om dit aan te passen.
Wat kan je zelf doen?
Helaas is het niet verplicht voor leveranciers om een pdf mee te sturen. Daarom raden we aan om je leverancier te contacteren en te vragen om de PDF alsnog te embedden in de XML.
Voorbeeldbericht aan je leverancier:
Bedankt voor je reactie. Jullie versturen facturen in het standaard Peppol-formaat. Binnen dit formaat bestaat er een mogelijkheid om een PDF te embedden in de XML. De technische details vind je hier: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cac-BillingReference/cac-InvoiceDocumentReference/ Dit veld is technisch gezien niet verplicht, maar zonder PDF is het voor ons als klant en voor onze boekhouder erg moeilijk om facturen te lezen, te controleren en te boeken. Voor 1 januari 2026 was het bovendien nog verplicht om een PDF te kunnen aanleveren, wat betekent dat deze functionaliteit bij jullie reeds bestaat. We vragen daarom om deze PDF ook mee te sturen via Peppol, door ze te embedden in de XML. Op die manier komt alle relevante informatie correct terecht bij de eindklant en diens boekhouder. Alvast bedankt voor jullie begrip en de overweging om dit te implementeren.
Omdat dit geen verplichting is, en het mogelijks op termijn nog meer zal voorvallen dat er geen PDF's meer gestuurd worden, kan je ook de visie hierover navragen bij Bosa, de belgische Peppol Authoriteit via dit contactformulier