Het maken van verkoopfacturen is mogelijk vanaf het abonnement Lucy Facturatie.
Op dit moment kunnen facturen in Lucy alleen in het Nederlands, Frans en Engels worden opgesteld. Om een factuur in de juiste taal te maken, is het belangrijk om de correcte taal van de klant in te vullen wanneer de klant wordt aangemaakt.
Ter voorbereiding kan je de volgende stappen volgen:
- Instellingen definiëren
- Klanten toevoegen
- Verkoopartikelen toevoegen
Eenmaal alles is ingesteld, kan je beginnen met het maken van facturen. Meer informatie hierover kan je op deze pagina terugvinden: Verkoopfactuur maken in Lucy.
Op deze pagina worden de instellingen toegelicht. Je vindt de instellingen onder het tabblad "Facturatie" bij "Facturen".
In de instellingen kun je een logo uploaden met een maximale bestandsgrootte van 3 MB. Na het uploaden is het niet mogelijk om het logo te verwijderen, maar je kunt wel een nieuw logo uploaden om het bestaande te vervangen. Momenteel is het niet mogelijk om de afmetingen van het logo aan te passen op de geselecteerde lay-out. Daarnaast is het ook niet mogelijk om meerdere logo's te uploaden voor verschillende bedrijfsactiviteiten.
In de sectie betaalinformatie kan je meerdere bankrekeningnummers instellen die zichtbaar zullen zijn op je verkoopfacturen.
Belangrijk: Gebruik de tag [IBAN#] in je e-mailsjabloon om bankrekeningnummers automatisch te laten verschijnen volgens je instellingen.
Je kan het standaard btw% en standaard vervaldatum instellen. Ook kan je hier aanvullende informatie voor in de voettekst instellen waaronder de website, e-mail en telefoonnummer. Momenteel wordt de aanvullende informatie voor de voettekst enkel getoond in sjabloon 1.
Bij het onderdeel 'Betalingskenmerk type' kan je aanduiden of je een gestructureerde mededeling wil toevoegen op je factuur.
De factuurnummering moet worden ingesteld voordat de eerste factuur wordt aangemaakt. Nadat de eerste factuur is gemaakt, kan de nummering niet meer worden aangepast. In Lucy wordt het startnummer van je factuur automatisch weergegeven als een viercijferig getal. Bijvoorbeeld, als je '1' als startnummer invoert, zal Lucy dit aanpassen naar '0001'.
Als je de factuurnummering wilt wijzigen, kun je een nieuwe periode toevoegen met de gewenste nummering. Het is hierbij belangrijk om de juiste factuurdatum aan je factuur te geven, zodat de correcte factuurnummering wordt toegepast.
Je kan een prefix maar één keer instellen, zoals het kalenderjaar of een aangepaste tekst, en een zelfgekozen startnummer. Dit startnummer wordt automatisch verhoogd bij het aanmaken van nieuwe facturen. Bij de start van het nieuwe boekjaar kan je de nummering opnieuw laten starten zoals gewenst.
Je kan ook de nummering voor offertes instellen. Ook hier kan deze niet meer worden aangepast nadat een eerste offerte is aangemaakt en kan je met periodes werken om de nummerin te wijzigen of bij de start van het nieuwe boekjaar.
Belangrijk: De einddatum van je huidige periode kan niet op een datum in het verleden worden gezet. Daarnaast mag de startdatum van je nieuwe periode niet in het verleden liggen of overlappen met een vorige periode.
Je kan je algemene voorwaarden uploaden als een PDF-bestand, zodat deze als bijlage met de factuur kunnen worden meegestuurd.
Onder het e-mailsjabloon kan je je eigen e-mailadres invullen waarop je klanten kunnen antwoorden. Daarnaast kan je de tekst van de e-mail aanpassen en extra informatie toevoegen voor de verkoopfacturen, verkoop creditnota's, herinneringen en offertes. De e-mail die verstuurd wordt naar de klant wordt verstuurd in de taal van de klant. De e-mail die naar de klant wordt verzonden, wordt verstuurd in de taal van de klant.
Je kan automatische herinneringen naar je klanten versturen door deze optie in te schakelen en in te stellen na hoeveel dagen de herinnering moet worden verstuurd. Hierbij is het belangrijk om zelf de betaalstatus van de facturen correct te zetten. Opgelet: De dagen moeten in dit veld geselecteerd worden en niet handmatig ingevuld worden.
Belangrijk: Zorg ervoor dat de volgende velden zijn ingevuld, aangezien ze verplicht zijn: IBAN, factuurnummering, het e-mailadres waarop klanten kunnen reageren. Als deze velden niet zijn ingevuld, kunnen de instellingen niet worden opgeslagen.