De verkoopmodule in Lucy is beschikbaar vanaf het abonnement Lucy Facturatie.
Vanuit de tab Facturatie via het overzicht Facturen kan je een factuur of creditnota opmaken.
Belangrijk om te weten: in Lucy kunnen geen testfacturen of creditnota's worden opgemaakt, ook niet tijdens de proefperiode.
Verkoopfactuur opmaken in Lucy
Klik op de knop + Nieuwe factuur. In het scherm dat verschijnt, kies je bij type voor 'Factuur'. Vul vervolgens de verplichte velden in om de factuur op te maken.
Bij het opmaken van een verkoopfactuur in Lucy kun je bij het onderdeel Factuur info de volgende velden configureren:
- Klant: Zoek in je bestaande klantenbestand of maak direct een nieuwe klant aan. De klantgegevens kun je achteraf altijd nog wijzigen.
- Factuurnummer: Het definitieve nummer wordt pas toegekend wanneer je de factuur effectief finaliseert én verzendt. Lucy volgt hiervoor de nummering die is ingesteld bij de Instellingen.
- Klantreferentie: Voer hier een ordernummer of PO-nummer in. Dit gegeven wordt automatisch opgenomen in het XML-element
<cac:OrderReference>. - Betalingskenmerk: De gestructureerde mededeling wordt automatisch gegenereerd op basis van je Instellingen zodra de factuur wordt gefinaliseerd .
- Factuurdatum: Deze staat standaard op de datum van vandaag, maar kun je handmatig aanpassen. Let op: In Lucy is het niet mogelijk om facturen te antidateren. Dit betekent dat de datum van een nieuw concept of een nieuwe factuur nooit vóór de datum van je laatst gefinaliseerde factuur mag liggen. Facturen met een eerdere datum kunnen niet worden opgeslagen of verzonden. Zorg er dus altijd voor dat je facturatie de juiste tijdlijn volgt.
- Vervaldatum: Dit veld kan handmatig worden ingevuld of automatisch worden berekend op basis van je Instellingen.
- Betaalmethode: Bij het opmaken van de factuur bepaal je of deze nog voldaan moet worden of al is betaald. Je kunt handmatig kiezen tussen de methodes 'Overschrijving' of 'Al betaald'.
Je kan dit ook automatiseren door dit in te stellen bij de standaardwaarden van je factuur via je Instellingen. De tekst op de factuur past zich automatisch aan op basis van je keuze:Overschrijving: Er wordt een betalingsverzoek (inclusief betaalgegevens) toegevoegd.
Al betaald: Er verschijnt een melding dat de factuur reeds is voldaan op de factuur en de betaalstatus van de factuur wordt na verzending ook automatisch op 'Betaald' gezet.
- Leveringsdatum Dit veld verschijnt automatisch wanneer je specifieke btw-codes gebruikt, zoals bij de uitvoer van goederen of diensten binnen de EU.
Bij het onderdeel Artikelregels kan je vervolgens je artikelen toevoegen aan je factuur:
- Bestaand artikel: Heb je al artikelen aangemaakt in je dossier? Zoek en selecteer deze eenvoudig via het dropdownmenu. Na het toevoegen kun je alle velden per factuurregel naar wens aanpassen.
- Nieuw artikel: Je kunt handmatig een artikel toevoegen dat nog niet in je lijst staat. Let op: dit artikel wordt niet automatisch opgeslagen in je artikelenlijst.
- Extra omschrijving: Voeg per artikelregel een optionele beschrijving toe voor extra verduidelijking naar de klant toe.
Belangrijk: De volgende functionaliteiten zijn op dit moment nog niet mogelijk in Lucy. We bekijken hoe wij dit in de toekomst mogelijk kunnen maken in de sotftware: Het is niet mogelijk om een negatieve lijn aan je factuur toe te voegen. Je kan wel een artikel met een negatief bedrag aanmaken en deze toevoegen aan de factuur.Het is niet mogelijk om prijzen inclusief btw in te voeren. Artikelprijzen moeten exclusief btw worden ingevoerd, waarna Lucy automatisch de btw berekent. Het is niet mogelijk om een Peppol-factuur te versturen naar het GLN-nummer van je klant.
Extra notities en bijlagen toevoegen
Met de 'klikbare chips' kunt u eenvoudig de wettelijk verplichte meldingen aan uw facturen toevoegen. Momenteel kunt u deze chips niet aanpassen of gepersonaliseerde chips aanmaken. U heeft echter de mogelijkheid om handmatig de gewenste tekst in het veld in te voeren, zodat deze op de factuur wordt weergegeven.
Je kunt ook bijlagen aan je factuur toevoegen. Je hebt de mogelijkheid om maximaal drie PDF-documenten toe te voegen, waarbij elk document niet groter mag zijn dan 2 MB.
Lay-out van je factuur
Je kunt altijd een voorbeeld bekijken van hoe de factuur eruit zal zien door op het tabblad 'Voorbeeld' te klikken, waar je ook kunt kiezen tussen twee verschillende lay-outs (sjablonen). Naast het toevoegen van een logo en een voettekst via de factuur instellingen, kun je de lay-outs in Lucy structureel niet wijzigen of verder personaliseren.
Je factuur finaliseren
Zodra de factuur klaar is, kan je deze opslaan als concept of finaliseren en verzenden.
Conceptfacturen kunnen vanuit het algemene overzicht opnieuw worden geopend om verder te finaliseren of te verwijderen.
Belangrijk: Het factuurnummer en de betalingskenmerk worden pas getoond op de gefinaliseerde factuur. Dit geldt ook voor de QR code. Deze wordt bij het finaliseren van de factuur automatisch op de factuur gezet. De QR moet je dus niet zelf toevoegen en deze kan je ook niet weglaten.Creditnota opmaken in Lucy
Er zijn twee manieren om een creditnota aan te maken, afhankelijk van of de oorspronkelijke factuur in Lucy is opgesteld of niet.
- Wanneer je een creditnota wilt opstellen voor een externe factuur, volg je deze stappen:
Ga naar de tab Facturatie > Facturen.
Klik op de knop + Nieuwe factuur.
Kies in het keuzemenu bij type voor 'Creditnota'.
Vul handmatig de verplichte velden in om de creditnota op te maken.
- Als de factuur in Lucy werd opgemaakt, kun je de factuurgegevens automatisch laten overnemen op je creditnota:
1. Ga naar het overzicht via Facturatie > Facturen.
2. Zoek de betreffende verkoopfactuur op.
3. Klik op de drie puntjes (...) aan het einde van de factuurregel.
4. Selecteer de optie 'Maak Creditnota'. Alle gegevens van de originele factuur worden nu automatisch ingevuld.
Let op: De creditnota krijgt standaard dezelfde factuurdatum als de originele factuur. Indien gewenst kun je deze datum handmatig aanpassen naar de huidige dag. De nummering van de creditnota's volgen een aparte nummering en kan niet gewijzigd worden.
Verzendopties in Lucy
Zodra je factuur of creditnota klaar is, kun je kiezen hoe je deze naar je klant verstuurt. In Lucy heb je de keuze uit twee kanalen:
1. Verzenden via Peppol
- Je herkent klanten die geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk aan het groene vinkje dat verschijnt naast 'Verstuur via Peppol'.
- Je kunt de optie 'E-mail' uitschakelen om de factuur uitsluitend via Peppol te verzenden. Er wordt dan geen begeleidende e-mailtekst verstuurd.
2. Verzenden via e-mail
- Facturen naar particulieren, klanten die geen BTW-nummer hebben en die niet op Peppol zitten, kun je eenvoudig via e-mail versturen. Selecteer enkel de optie 'Verstuur via e-mail'.
- Je kunt er ook voor kiezen om de factuur zowel via Peppol als via e-mail te verzenden.
Factuuraflevering controleren
Wil je weten of een factuur succesvol is verzonden naar je klant? Hoewel er momenteel geen centraal logboek beschikbaar is, kun je de verzendstatus eenvoudig per factuur controleren.
Hoe controleer ik de verzendstatus?
Je vindt de details over de aflevering direct bij de betreffende factuur. Volg hiervoor deze stappen:
- Open de gewenste factuur.
- Navigeer naar het onderdeel Detail.
- Onder dit knopje kun je de volgende informatie raadplegen:
- Verzendmethode: Hier staat aangegeven of de factuur is verstuurd via het Peppol-netwerk of per e-mail. Ook bij een mislukte verzending zal dit hier getoond worden.
- Historiek: Je ziet hier ook precies wanneer de factuur is verzonden.
- Herinneringen: Indien er een betalingsherinnering is verstuurd, wordt de datum en tijd hiervan ook in dit overzicht getoond.
Wat te doen als verzending via Peppol mislukt?
Het kan voorkomen dat een factuur niet direct succesvol via het Peppol-netwerk wordt afgeleverd (bijvoorbeeld door een tijdelijke storing of een ongeldig ID van de ontvanger).
Mocht de verzending mislukken, dan kan je de verzending handmatig opnieuw triggeren. Klik in de factuur op de knop 'Herinnering verzenden'.
Hiermee wordt de factuur opnieuw aangeboden aan het netwerk. Vink de optie 'Verstuur via e-mail' uit, zodat de factuur uitsluitend opnieuw via Peppol wordt verstuurd.
Wacht een moment en ververs de pagina van je browser. Ga terug naar het onderdeel Detail om te zien of de status is bijgewerkt naar "Verstuurd via Peppol".
Is de verzending na het refreshen van de pagina nog steeds niet gelukt? Neem dan contact op met onze support.
Na het verzenden: acties en beheer
Zodra een factuur is aangemaakt, wordt deze automatisch opgenomen in je Lucy Inbox. Vanuit hier wordt de factuur doorgestuurd naar je accountant (boekhoudpakket).
Voor elke gefinaliseerde en verzonden factuur kun je de volgende acties uitvoeren:
- Maximum één keer per dag een herinnering verzenden.
- De factuur dupliceren
- De factuur afdrukken
- De factuur in pdf downloaden en xml (indien beschikbaar)
- Een creditnota opmaken
Belangrijk: Het is niet mogelijk om een gefinaliseerde factuur te verwijderen of de inhoud ervan aan te passen. We raden aan om bij correcties aan een gefinaliseerde factuur een creditnota op te maken. Hierdoor blijft uw administratie correct en consistent.