Vanuit het overzicht van de Facturen kan je klikken op de knop 'Nieuwe factuur' om een factuur of creditnota op te maken.
Het maken van verkoopfacturen is mogelijk vanaf het abonnement Lucy Facturatie.
Belangrijk om te weten: in Lucy kunnen geen testfacturen worden opgemaakt, ook niet tijdens de proefperiode.
- Je kan zoeken in de reeds bestaande klanten of vanuit dit scherm een nieuwe Klant aanmaken. De klantengegevens kunnen altijd worden gewijzigd.
- Het Factuurnummer wordt pas gegenereerd bij het finaliseren én verzenden van de factuur. Lucy kijkt hiervoor naar de Instellingen.
- Klantreferentie is een verplichte veld en moet worden opgenomen in een UBL-factuur. Hier kun je een ordernummer of PO-nummer invoeren en deze zal ook
- De Betalingskenmerk (gestructureerde mededeling) wordt gegenereerd bij het finaliseren van de factuur
- De Factuurdatum wordt automatisch op de huidige dag ingesteld, maar kan worden aangepast. .
- De Vervaldatum wordt automatisch ingevuld op basis van de instellingen.
- Het veld van de Leveringsdatum wordt automatisch getoond bij gebruik van de volgende btw-codes: IC goederen/diensten, IC goederen en IC diensten.
- Je kan een of meerdere Verkoopartikelen selecteren, en je hebt altijd de mogelijkheid om elk veld aan te passen. Je kan ook een nieuw verkoopartikel toevoegen, maar dit zal niet worden opgeslagen in de lijst met de bestaande verkoopartikelen.
- Het is ook mogelijk om een optionele omschrijving onder een verkoopartikel toe te voegen.
Belangrijk: De volgende functionaliteiten zijn op dit moment nog niet mogelijk in Lucy. We bekijken hoe wij dit in de toekomst mogelijk kunnen maken in de sotftware: Het is niet mogelijk om in Lucy een factuur als reeds betaald aan te merken. Dit kan echter wel worden aangegeven in het extra notitieveld onderaan de factuur. Het is niet mogelijk om een negatieve lijn aan je factuur toe te voegen. Je kan wel een artikel met een negatief bedrag aanmaken en deze toevoegen aan de factuur.Het is niet mogelijk om prijzen inclusief btw in te voeren. Artikelprijzen moeten exclusief btw worden ingevoerd, waarna Lucy automatisch de btw berekent. Het is niet mogelijk om een Peppol-factuur te versturen naar het GLN-nummer van je klant.
Met de 'klikbare chips' kunt u eenvoudig de wettelijk verplichte meldingen aan uw facturen toevoegen. Momenteel kunt u deze chips niet aanpassen of gepersonaliseerde chips aanmaken. U heeft echter de mogelijkheid om handmatig de gewenste tekst in het veld in te voeren, zodat deze op de factuur wordt weergegeven.
Je kunt ook bijlagen aan je factuur toevoegen. Je hebt de mogelijkheid om maximaal drie PDF-documenten toe te voegen, waarbij elk document niet groter mag zijn dan 2 MB.
Je kunt altijd een voorbeeld bekijken van hoe de factuur eruit zal zien door op het tabblad 'Voorbeeld' te klikken, waar je ook kunt kiezen tussen twee verschillende lay-outs (sjablonen). Naast het toevoegen van een logo en een voettekst via de factuur instellingen, kun je de lay-outs in Lucy structureel niet wijzigen of verder personaliseren.
Zodra de factuur klaar is, kan je deze opslaan als concept of finaliseren en verzenden.
Conceptfacturen kunnen vanuit het algemene overzicht opnieuw worden geopend om verder te finaliseren of te verwijderen.
Belangrijk: Het factuurnummer en de betalingskenmerk worden pas getoond op de gefinaliseerde factuur. Dit geldt ook voor de QR code. Deze wordt bij het finaliseren van de factuur automatisch op de factuur gezet. De QR moet je dus niet zelf toevoegen en deze kan je ook niet weglaten.Je hebt twee verzendopties:
- Via Peppol: Je kan zien of de klant gekend is op het Peppol-netwerk aan de hand van het vinkje.
- Via e-mail: Het is ook mogelijk om deze optie uit te schakelen en de factuur alleen via Peppol te verzenden. In dat geval wordt er geen e-mailtekst verstuurd.
Een aangemaakte factuur komt automatisch in de Lucy Inbox terecht, van waaruit deze naar de accountant kan worden verstuurd.
Je kan vanuit een gefinaliseerde en verzonden factuur de volgende acties uitvoeren:
- Een herinnering verzenden
- De factuur dupliceren
- De factuur afdrukken
- De factuur in pdf downloaden
- Een creditnota opmaken
- Het is niet mogelijk om een gefinaliseerde factuur te verwijderen of de inhoud ervan aan te passen. We raden aan om bij correcties aan een gefinaliseerde factuur een creditnota op te maken. Hierdoor blijft uw administratie correct en consistent.
