Dans Lucy, dans ce contexte, nous parlons d'intégrations lorsqu'il s'agit de l'échange de données entre Lucy et le logiciel comptable de l'expert-comptable.
À ne pas confondre avec la fonctionnalité entrepreneur, L'expéditeur multiple.- Introduction aux intégrations
- Configurer l'intégration
- Utilisation des intégrations
- Détails sur nos intégrations spécifiques
Introduction aux intégrations
Dans les grandes lignes, il existe 3 types d'intégrations. Certains logiciels comptables supportent plus d'une intégration. Voici quelques exemples.
1. Intégrations API directes
- Yuki
- Exact Online
- Wolters Kluwer
- Syneton DMS
2.Intégrations FTP
- Expert/M
- Vero Online
- Sage Bob
- Account 2000
- Adsolut
- N'importe quel logiciel supportant les intégrations FTP
3. Intégrations par e-mail
- Yuki
- Exact Online
- Clearfacts
- Lyanthe
- Octopus
- Winbooks
- Zenvoices
- Scan Sys
- Admisol
- Wings
- N'importe quel logiciel pouvant recevoir des documents par e-mail.
Configurer l'intégration
Le portail
La configuration d'une intégration commence sur le portail de votre cabinet. Assurez-vous que votre utilisateur dispose des droits d'administrateur. Si vous ne souhaitez qu'une intégration par e-mail, vous pouvez ignorer cette étape.
Choisissez quel lien vous souhaitez mettre en place. Votre portail peut avoir plusieurs intégrations simultanément.
La configuration de chaque intégration est détaillée sur des pages spécifiques listées au bas de cet article.
Après avoir configuré l'intégration au niveau du portail, vous pourrez toujours consulter un statut en cliquant sur l'intégration.
Maintenant votre lien est configuré, et le lien au niveau du dossier peut être configuré.
Configurer un dossier
Dans l'aperçu de votre portail, vous pourrez voir l'état actuel de ce dossier.
Si vous cliquez ici, ou si vous allez dans le dossier et naviguez manuellement vers l'onglet 'Intégrations', vous pouvez configurer l'intégration au niveau du dossier.
Ici, vous verrez une liste des intégrations possibles. Les intégrations qui doivent être configurées au niveau du portail ne seront visibles ici que si elles y sont effectivement configurées.
Vous remarquerez peut-être que Yuki apparaît deux fois ici. C'est parce que l'intégration par e-mail ainsi que le lien API direct ont été configurés sur le portail.
Vous voyez cinq marquages sur les images ci-dessous :
- Vert --> Intégration API, configurée au niveau du portail
- Jaune --> intégration par e-mail, reconnaissable au point bleu sur le logo
- Orange --> Également intégration par e-mail mais avec configuration individuelle
- Bleu --> Intégration mail libre si votre logiciel n'est pas dans nos options
- Rouge --> Option que vous pouvez sélectionner pour indiquer que vous n'avez pas besoin d'intégration.
Après avoir sélectionné une intégration, vous pouvez voir que votre dossier est correctement configuré.
Au niveau du dossier, une seule intégration avec un logiciel comptable est possible.
Utilisation des intégrations
Lorsque des documents arrivent dans Lucy, ou lorsqu'ils sont créés via le module de vente, ils seront disponibles pour être envoyés à l'expert-comptable. Cela peut se faire manuellement ou automatiquement.
Manuel
L'entrepreneur comme l'expert-comptable peuvent envoyer un document à l'expert-comptable (logiciel comptable) dès qu'il est reconnu. Cela peut aussi se faire en masse en utilisant les cases de sélection à l'avant.
'+ Ajouter une destination' fait référence à la fonctionnalité l'expéditeur multiple et cela est complètement distinct de l'intégration expert-comptable.
Un document qui n'a pas été reconnu ne pourra pas être envoyé au logiciel comptable et vous devez d'abord lui attribuer manuellement un type de document. C'est délibéré car certaines intégrations nécessitent une répartition par types de documents lors de l'envoi.
Dès qu'un document est envoyé avec succès à l'expert-comptable, il reçoit le statut 'Envoyé' et l'option d'archiver un document devient également disponible. Une fois le document envoyé, vous ne pouvez plus l'envoyer à l'expert-comptable, et il ne peut plus non plus être supprimé pour éviter une différence entre les documents présents dans Lucy et le logiciel comptable.
Automatique
Le client lui-même peut gérer le paramètre pour que les documents reconnus soient automatiquement envoyés à l'expert-comptable. Ce paramètre est desactivé par défaut, mais peut être activé par l'utilisateur.
Statuts des documents
Dans Lucy, un document peut avoir plusieurs statuts : Inbox, Envoyé, Échoué ou Rejeté.
Que signifient ces statuts ?
- Inbox : pas encore envoyé.
- Envoyé : envoyé.
- Échoué : l'intégration a échoué, vous pouvez réessayer.
- Rejeté : la facture a été refusée ou rejetée depuis le logiciel comptable.
La différence qui prête souvent à confusion : les documents ayant le statut Inbox sont bien récupérés automatiquement si votre dossier est configuré pour cet action.
Important à savoir : Si un document a le statut « Échoué », Lucy ne tentera aucune nouvelle tentative d'envoi vers le logiciel comptable. Il s'agit d'une sécurité intégrée. Vous devez renvoyer ces documents vous-même. Si le statut reste sur Échoué par la suite, le problème ne vient généralement pas de l'intégration, mais du fichier ou du côté du logiciel comptable.
Ce que vous pouvez vérifier vous-même
- Renvoyez le document. Lucy ne le fera pas pour vous.
- Vérifiez le statut de l'intégration au niveau du dossier.
- Vérifiez ensuite le statut de l'intégration au niveau du portail.
- Si le statut reste Échoué, téléchargez le fichier original depuis Lucy et importez-le manuellement dans votre logiciel. Si vous y obtenez la même erreur, vous saurez que le problème provient du fichier source.
Spécifiquement pour Exact Online
Pour Exact Online, Échoué signifie que le serveur d'Exact Online n'a pas pu recevoir la facture ou l'a refusée. Causes connues :
- La facture a déjà été soumise auparavant et le contrôle des doublons d'Exact Online la refuse.
- Il y a un problème avec l'intégration. Vérifiez d'abord au niveau du dossier, puis au niveau du portail.
- L'une des pièces jointes contient un caractère que l'intégration refuse. Un point supplémentaire dans un nom de fichier n'est pas autorisé.
Si le fichier contient une erreur fonctionnelle dans le XML, il ne pourra pas être envoyé à Exact Online et le statut restera Échoué, peu importe le nombre de tentatives.
Détails sur nos intégrations spécifiques
1. Exact Online