La création de devis est disponible à partir de l'abonnement Lucy Business.
Vous pouvez créer un devis depuis l'onglet Facturation via l'aperçu Devis.
- Créer un devis
- Ajouter des notes supplémentaires et des pièces jointes
- Mise en page du devis
- Finaliser votre devis
- Après l'envoi
Créer un devis
Cliquez sur le bouton + Nouveau devis. Remplissez les champs obligatoires pour créer le devis. Avant de commencer à créer des devis, vous pouvez configurer la numérotation des devis et le modèle de courriel via les réglages.
Lors de la création d'une facture de vente dans Lucy, vous pouvez configurer les champs suivants dans la section Infos du devis :
- Client : Vous pouvez rechercher dans les clients existants ou créer un nouveau Client à partir de cet écran. Les données des clients peuvent toujours être modifiées.
- Numéro de devis : Le numéro de devis est généré lors de la finalisation du devis. Lucy se réfère aux réglages pour cela.
- Référence client : Vous pouvez entrer manuellement la référence.
- Date du devis : la date est automatiquement paramétrée sur la date du jour, mais peut être modifiée.
- Date d'échéance : la date est automatiquement remplie en fonction des paramètres, mais peut également être modifiée
Dans la section Lignes d'articles, vous pouvez ensuite ajouter vos articles à votre facture:
- Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs Articles, et vous avez toujours la possibilité de modifier chaque champ. Vous pouvez également ajouter un nouvel article en le tapant puis en cliquant sur "+ Nouvel article". Il est aussi possible d'ajouter une description facultative sous un article.
Ajouter des notes supplémentaires et des pièces jointes
Grâce aux 'puces cliquables', vous pouvez aisément ajouter les notifications légales requises à vos devis. Actuellement, il n'est pas possible de personnaliser ces puces ou d'en créer de nouvelles sur mesure. Cependant, vous avez la possibilité de saisir manuellement le texte souhaité dans le champ pour qu'il soit affiché sur le devis.
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à ta facture. Vous avez la possibilité d'ajouter jusqu'à trois documents PDF, chacun ne dépassant pas 2 Mo.
Mise en page du devis
Vous pouvez toujours prévisualiser l'apparence du devis en cliquant sur l'onglet 'Aperçu' où vous pouvez également choisir entre deux mises en page différentes.
Finaliser votre devis
Une fois le devis prêt, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon ou le finaliser. Les devis en brouillon peuvent être rouverts depuis l'aperçu général pour être finalisés.
Une fois le devis finalisé, il peut être envoyé par courriel. Cela ne se fera pas via le réseau Peppol.
Après l'envoi
Gérer le statut de vos devis
Dans l'aperçu des devis, vous pouvez voir le statut de chaque devis. Une fois qu'un devis est créé, il reçoit le statut 'Ouvert'. Via les trois points à côté du devis, vous pouvez choisir d'accepter ou de refuser le devis. Cela doit toujours être ajusté manuellement dans le logiciel.
Créer une facture de vente à partir de votre devis
Dans Lucy, vous pouvez facilement transformer un devis en facture de vente. Deux méthodes sont possibles :
1. Via les actions : Cliquez sur les trois points (...) à la fin de la ligne et sélectionnez l'action « Créer une facture de vente ».
2. Depuis le devis : Vous pouvez également générer une facture de vente directement à partir du devis via l'option « En faire une facture ! ».
Scinder un devis en une facture d'acompte et une facture solde
Il est également possible de scinder un devis en une facture d'acompte et une facture finale pour le solde restant : Vous pouvez créer une facture d'acompte à partir du devis envoyé en cliquant sur l'option « créer une facture de vente » au niveau de la ligne du devis.
Une facture est alors générée : il vous suffit de supprimer tous les autres articles, de passer le montant de l'acompte en positif (ne pas le laisser en négatif) et d'envoyer le tout comme facture partielle.
Pour la facturation finale du solde restant, vous pouvez retourner sur le devis envoyé et choisir à nouveau l'option « créer une facture de vente ». Une nouvelle facture sera générée avec l'ensemble des éléments du devis, y compris l'acompte en négatif et tous les articles initialement inclus.
Veillez toutefois à toujours vérifier la date de la facture lors de la conversion d'un devis en facture et à l'adapter à la date d'envoi effective. Dans ce cas, le devis conserve toujours le même numéro (tant que vous ne l'renvoyez pas en tant que devis), peu importe le nombre de fois que vous le convertissez en facture de vente. Bien entendu, un nouveau numéro de facture est créé pour chaque facture de vente générée.
Actions
Pour chaque devis envoyé, vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes :
- Envoyer un rappel (maximum une fois par jour).
- Remettre le devis en brouillon
- Dupliquer le devis
- Télécharger le devis en PDF
