Offertes

Onder Facturatie kan je ook offertes aanmaken. Dit is mogelijk vanaf het abonnement Lucy Business. 

Ga naar 'Facturatie' en klik op het tabblad 'Offertes'. Voordat je begint met het aanmaken van offertes, kan je via de instellingen de nummering voor offertes en het e-mailsjabloon instellen. 

Klik op de knop '+ Nieuwe offerte' om een offerte aan te maken. 

• Je kan zoeken in de bestaande klanten of vanuit dit scherm een nieuwe Klant aanmaken. De klantengegevens kunnen altijd worden gewijzigd.
• Het Offertenummer wordt gegenereerd bij het finaliseren van de offerte. Lucy kijkt hiervoor naar de Instellingen. 
• Klantreferentie kan je manueel invullen.
• De Offertedatum wordt automatisch op de huidige dag ingesteld, maar kan worden aangepast.
• De Vervaldatum wordt automatisch ingevuld op basis van de instellingen, maar kan ook worden aangepast.
• Je kan een of meerdere Artikelen selecteren, en je hebt altijd de mogelijkheid om elk veld aan te passen. Je kan ook een nieuw artikel toevoegen door het in te type en vervolgens te klikken op "+Nieuw artikel". Het is ook mogelijk om een optionele omschrijving onder een artikel toe te voegen.

• Je kan een Extra notitie toevoegen. Door op een van de blokken eronder te klikken, verschijnt automatisch de bijbehorende BTW-tekst.
• Onder 'Attachments' kan je maximaal 3 pdf-bestanden uploaden als bijlagen.

Je kan altijd een voorbeeld bekijken van hoe de offerte eruit zal zien door te klikken op het tabblad 'Voorbeeld' waar je ook kan kiezen tussen twee verschillende lay-outs. 

Zodra de offerte klaar is, kan je deze opslaan als concept of finaliseren. Conceptoffertes kunnen vanuit het algemene overzicht opnieuw worden geopend om verder te finaliseren. 

Bij het finaliseren van een offerte verschijnen de volgende opties:

• Finaliseren en verzenden naar de klant: De offerte krijgt de status 'Verzonden'.
• Finaliseren en verzend later: De offerte krijgt de status 'Gefinaliseerd'.
• Opslaan als concept: De offerte krijgt de status 'Concept'.
• Annuleren

Zodra de offerte is gefinaliseerd, kan deze per e-mail worden verstuurd. Dit zal niet via het Peppol-netwerk gebeuren.

In het overzicht van de offertes kan je de status van elke offerte zien. Zodra een offerte is aangemaakt, krijgt deze de status 'Openstaand'. Via de drie puntjes naast de offerte kan je ervoor kiezen om de offerte te accepteren of af te wijzen.

Daarnaast heb je de mogelijkheid om de offerte opnieuw te versturen via de knop 'Herinnering verzenden', en kan je van hieruit ook een verkoopfactuur aanmaken.