De FTP-integratie van Lucy Portal met on-premise boekhoudpakketten biedt een efficiënte manier voor accountants om documenten van klanten automatisch te ontvangen. Zelfs wanneer het boekhoudpakket niet in de cloud werkt, zorgt deze koppeling ervoor dat documenten die klanten aanleveren in Lucy automatisch worden doorgestuurd naar de server van het kantoor en daar worden georganiseerd in een mappenstructuur.
Technische Stappen in het Proces
- Lucy creëert de nodige gegevens op je Lucy portaal en geeft deze door. Deze FTP-gebruikersinstellingen omvatten:
- Hostname
- Poort:
- Gebruikersnaam:
- Wachtwoord: (in een eenmalige beveiligde link) Met deze gegevens kan de IT-partner van het kantoor een door Lucy aangeleverd script configureren om documenten op de server van het kantoor te plaatsen.
- We zetten standaard onderstaande mappenstructuur klaar.
- Hoofdmap per btw-nummer (de hoofdmap wordt standaard benoemd naar het btw-nummer van de klant, tenzij anders opgegeven).
- Submappen
- Aankoop
- Aankoop Creditnota
- Verkoop
- Verkoop Creditnota
- Ticket
- Overige map
- Het boekhoudpakket moet worden geconfigureerd om bestanden uit de specifieke map locaties op te halen.
Ondersteuning en Beheer
Lucy biedt begeleiding bij de configuratie van de integratie, inclusief een duidelijke toelichting van de mappenstructuur. Daarnaast krijg je een script meegestuurd bij onboarding dat de IT-partner kan gebruiken voor de configuratie.
Portaalintegratie
Indien de integratie succesvol is opzet, zal je de FTPS-connectie op Actief zien staan.
Domeinniveau
- Configureer de FTP connectie op domeinniveau
- Open de klant
- Selecteer integraties
- Kies voor FTP
- Kies de mapnaam (als hier niets wordt ingevuld, zal standaard de btw-nummer gekozen worden). De mapnaam moet overeenkomen met die van in de boekhoudsoftware.
- Laat “Stuur UBL naar boekhoud integratie indien beschikbaar” ingeschakeld. Anders kunnen UBL’s zonder PDF bijlage niet correct worden doorgestuurd
- Activeer “Directe Adsolut integratie” enkel indien het boekhoudpakket Adsolut is.