FTP-integratie tussen Lucy Portal en on-premise boekhoudpakketten

De FTP-integratie van Lucy Portal met on-premise boekhoudpakketten biedt een efficiënte oplossing voor accountants om documenten van klanten te ontvangen, ook al zijn deze pakketten niet online beschikbaar.

Opgelet: Dit werkt enkel voor poort 21.

Via deze integratie worden documenten die klanten aanleveren in Lucy Portal automatisch naar een FTPS-server geüpload en in een gestructureerde mappenstructuur georganiseerd.

• Technische Stappen in het Proces
• Boekhoudsysteeminstellingen
• Ondersteuning en Beheer
• Setup

Technische Stappen in het Proces

1. Toegang instellen:

   • Accountants leveren de FTPS-gebruiksgegevens aan:
     • Hostname: bijv. server.boekhouderGent.be
     • Poort: 21
     • Gebruikersnaam
     • Wachtwoord
2. Mappenstructuur creëren:
   • De integratie maakt automatisch een duidelijke mappenstructuur aan:
     • Hoofdmap per btw-nummer
     • Submappen:
       • Aankoop
       • Aankoop KN
       • Verkoop 
       • Verkoop KN
       • Tickets
       • Other

Boekhoudsysteeminstellingen

• Het boekhoudpakket moet worden geconfigureerd om bestanden uit de specifieke maplocaties op te halen.

Ondersteuning en Beheer

• Onboarding: Lucy biedt begeleiding bij de configuratie van de integratie, inclusief een duidelijke toelichting van de mappenstructuur.

Setup

• Ga naar Integraties in de Lucy Portal
• Klik op 1) FTP  
• Klop op 2) Connect
• Voer de servergegevens in die je van de accountant of IT-partner hebt ontvangen en klik op Connect

• Kies een naam voor elke map per documenttype. Deze mappen worden aangemaakt voor elke klant die verbonden wordt met FTPS. Klik op Confirm.

• De FTP-server wordt verbonden met Lucy en de status wordt groen.

• Je kunt nu FTP configureren als integratie op klantniveau:
  • Open de klant
  • Selecteer Integraties
  • Kies FTP
  • Je kunt een mapnaam kiezen voor deze klant. Als je dit leeg laat, wordt het btw-nummer van de klant gebruikt als mapnaam.
  • Zet de UBL-schakelaar uit
  • Negeer Adsolut (laat dit uitgeschakeld)