Si vous souhaitez que certaines factures soient créées (et envoyées) automatiquement de manière régulière, vous pouvez utiliser les factures récurrentes. Cette fonctionnalité est disponible à partir de Lucy Business.
Regardez la vidéo ci-dessus et/ou lisez l'explication complète sous la vidéo.
TABLE DES MATIÈRES
Création de factures récurrentes
Étape 1 : mode d'envoi manuel vs automatique
Allez dans les paramètres généraux de votre dossier et choisissez l'onglet 'Paramètres factures'. En bas, sous 'Factures récurrentes', vous pouvez choisir le mode d'envoi.
- Envoi automatique : Lucy prépare les factures en brouillon et les envoie aux dates configurées.
- Manuel : Lucy prépare les factures en brouillon. La facture doit encore être envoyée manuellement.
Quand les brouillons sont-ils préparés ? Que ce soit en envoi automatique ou manuel, les brouillons sont déjà préparés dès que la dernière facture (résultant de ce schéma récurrent) a été envoyée.
Étape 2 : créer une facture récurrente
Vous retrouvez les factures récurrentes dans le module de facturation, sous l'onglet 'Factures récurrentes'. (!) Dans cet aperçu, vous retrouvez le schéma des factures récurrentes. Les factures créées suite à ce schéma apparaissent sous 'Facturation' > 'Factures'.
Cliquez sur '+ Nouvelle facture récurrente' et l'écran suivant s'ouvre :
- Complétez les informations de base :
- Nom de la facture récurrente
- client
- référence client (facultatif)
- Communication (complétée automatiquement par Lucy sur base de vos paramètres de facturation)
- Méthode de paiement (complété automatiquement par Lucy sur base de vos paramètres de facturation)
- Fréquence :
Vous pouvez choisir parmi 5 fréquences différentes : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle. Il n'est pas possible de créer votre propre fréquence ou de sélectionner des dates isolées.
Vous verrez que le planning noir affiche les dates futures des factures récurrentes (cadre rouge sur la capture d'écran). Lors de la sélection d'une nouvelle fréquence, les dates sont recalculées à chaque fois. Lucy se base ici sur la date du champ « commence le ».
- Échéance après (jours)
Indiquez le nombre de jours après lesquels la facture arrive à échéance. - Commence le :
Indiquez la date à laquelle vous souhaitez envoyer la prochaine facture. La fréquence se base sur ce champ. - Se termine le :
Ce champ est facultatif. Indiquez ici la date à laquelle vous souhaitez que la création (et l'envoi) automatique des factures s'arrête.
Suivi des factures récurrentes
Dès leur création, vous retrouvez toujours les schémas des factures récurrentes sous 'Facturation' > 'Factures récurrentes'. Les factures créées suite à ces schémas apparaissent à chaque fois en brouillon dans le module de facturation lui-même.
Dans l'aperçu de facturation, vous pouvez facilement voir s'il s'agit d'une facture récurrente ou d'une facture de vente normale créée manuellement. Vous le retrouvez dans la colonne 'type' : Facture de vente vs. Facture de vente récurrente.
Statut
Vous pouvez modifier le statut d'une facture récurrente via les 3 points à droite.
- Actif
- En pause
- Vous pouvez vous-même, à tout moment, mettre en pause (et reprendre) une facture récurrente.
- Terminé
- Les schémas de factures récurrentes dont la date de fin est atteinte reçoivent automatiquement le statut « Terminé ». La date de fin n'est pas un champ obligatoire.
- Supprimé
- Si vous cliquez sur « supprimer », la facture récurrente reste visible, mais le statut est modifié en « supprimé ». Plus aucune facture n'est créée (ni envoyée). Lucy ne supprime jamais elle-même un schéma de facture récurrente. Il s'agit toujours d'une action manuelle.
- Une facture récurrente supprimée ne peut plus être réactivée. Vous pouvez toutefois la dupliquer et la recréer.
Modifications des factures récurrentes
La première facture de chaque schéma récurrent est immédiatement préparée en brouillon après la création et le démarrage de la facture récurrente. Si vous effectuez ensuite une modification dans le schéma, celle-ci ne sera pas répercutée sur le brouillon déjà préparé. Elle le sera par contre sur les factures suivantes.
FAQ factures récurrentes
- Que se passe-t-il si vous créez un contrat pour une facture récurrente avec la date d'aujourd'hui comme date de début ?
Cela dépend du mode d'envoi que vous avez choisi pour les factures récurrentes dans vos paramètres de facturation.L'envoi automatique : La facture sera envoyée automatiquement dès que vous aurez créé le contrat de cette facture récurrente. Une bannière apparaîtra pour vous l'indiquer.
Envoi manuel : Aucune notification n'apparaîtra en haut de la mise en page du contrat. La première facture sera préparée sous forme de brouillon. Vous devrez encore l'envoyer manuellement.
- Que se passe-t-il si vous rétrogradez vers un abonnement qui ne comprend pas la fonctionnalité des factures récurrentes ?
L'aperçu « factures récurrentes » ne sera plus visible. Vous n'avez donc plus aucune vue sur les schémas de factures récurrentes que vous avez créés dans l'abonnement supérieur. - Une facture récurrente est préparée dans le module de facturation via un schéma que vous avez créé, mais vous souhaitez encore y apporter des modifications. Est-ce possible ?
Oui, vous pouvez encore effectuer des modifications dans une facture en brouillon. Cela n'a aucune influence sur les futures factures récurrentes que Lucy va créer. Attention toutefois si vous modifiez la date de facture vers une date plus éloignée dans le futur. (Voir « Antidater et factures récurrentes » ci-dessous.) - Antidater et factures récurrentes
Il n'est pas possible d'antidater dans Lucy. Les dates de facture doivent se suivre correctement, parallèlement à la numérotation des factures. Si vous envoyez donc une facture avec une date postérieure à la date de la prochaine facture récurrente, celle-ci ne pourra plus être envoyée (automatiquement). Elle reste en brouillon jusqu'à ce qu'une date valide soit choisie et doit alors être envoyée manuellement. - Je travaille avec l'envoi automatique. Puis-je quand même envoyer manuellement (plus tôt) la facture déjà préparée ?
Oui, cela n'a aucune influence sur le schéma de la facture récurrente que vous avez créé.