Krijg je de melding dat het verzenden van de factuur via Peppol mislukt is, dan komt er bijna altijd iets in de factuur of in de klantgegevens niet door de controle van het Peppol-netwerk. Hieronder de oorzaken die we in tickets terugvonden, en onderaan hoe je de factuur daarna alsnog via Peppol verstuurt.
- 1. Je klant staat niet (meer) op Peppol geregistreerd
- 2. Er zit een typfout in het ondernemingsnummer van je klant
- 3. Er staat een btw-tarief op de factuur dat in België niet bestaat
- 4. Er staat een negatieve hoeveelheid op je creditnota
- 5. Het land in je adresinstellingen klopt niet met je btw-nummer
- 6. De PDF-bijlage is technisch geen echte PDF
- 7. Je hebt de optie 'Verstuur via Peppol' niet aangevinkt
- De factuur alsnog via Peppol versturen
- Hoe je controleert of een factuur via Peppol vertrokken is
1. Je klant staat niet (meer) op Peppol geregistreerd
Staat de ontvangende partij niet geregistreerd op het Peppol-netwerk, dan kan Lucy de factuur niet via Peppol versturen. Het gebeurt dat een klant zich per ongeluk heeft afgemeld of midden in een overgang naar ander boekhoudsoftware zit, waardoor de registratie tijdelijk niet actief is. Verifieer dat rechtstreeks bij je klant. Of kijk hier hoe je kan opzoeken of een klant geregistreerd staat.
2. Controleer het BTW-nummer in de klantenfiche
Controleer in de klantenfiche of het btw-nummer van je klant correct is ingevuld.
3. Er staat een btw-tarief op de factuur dat in België niet bestaat
Controleer of je geldige btw-tarieven gebruikt die in België geldig zijn. Is dat niet zo, dan zal Storecove deze factuur niet verzenden. Is dit het geval, crediteer de factuur en maak de factuur opnieuw aan met juiste btw-code.
4. Er staat een negatieve hoeveelheid op je creditnota
Peppol ondersteunt geen negatieve aantallen. Staat er bijvoorbeeld een hoeveelheid van min 1 op je creditnota, dan kan dat problemen geven bij de verwerking .
5. Het land in je adresinstellingen klopt niet met je btw-nummer
Een Belgisch btw-nummer moet altijd gelinkt zijn aan een Belgisch adres (bij andere landen gelijkaardig). Contoleer in je klantenfiche of dat zo is en corrigeer. Crediteer de foutieve factuur en maak opnieuw op.
6. De PDF-bijlage is technisch geen echte PDF
Ons Peppol access point heeft de veiligheidsregels voor XML-data en bijlagen aangescherpt. Wordt je bijlage door een mimetype-checker gehaald en blijkt het achterliggende formaat niet overeen te komen met een standaard application/pdf, dan wordt het bestand geweigerd. Sla de PDF opnieuw op of exporteer hem als PDF/A, dat formaat wordt altijd goedgekeurd.
7. Je hebt de optie 'Verstuur via Peppol' niet aangevinkt
Soms is er helemaal geen verzendpoging geweest. Dat gebeurt als de optie 'Verstuur via Peppol' bij het finaliseren van de factuur niet aangevinkt was, of als de instelling om e-facturen via Lucy te versturen nog niet aan stond. Is het btw-nummer van je klant niet geldig, dan zie je net voor het verzenden wel de twee verzendopties Peppol en via mail, maar is Peppol niet aanvinkbaar en staat er een geel driehoekje bij.
De factuur alsnog via Peppol versturen
Klik op Herinnering verzenden en kies daar enkel de optie 'Verstuur via Peppol'. Zo krijgt je klant geen dubbele mail. Kan de factuur zelf niet meer aangepast worden, omdat de data al gegenereerd is, dan maak je een creditnota op en daarna een nieuwe factuur met de juiste gegevens. Zo blijft het ook boekhoudkundig correct.
Hoe je controleert of een factuur via Peppol vertrokken is
Open de factuur en kijk rechtsboven. Bij een verzending via Peppol staan daar de datum, het uur van verzending en de vermelding 'peppol'. Staat dat er niet, dan is de factuur enkel via mail verstuurd.