Sur cette page, vous découvrirez comment créer un client dans Lucy ainsi que les paramètres essentiels à configurer pour permettre à votre client de démarrer facilement avec la plateforme.
Tout utilisateur ayant accès au portail Lucy a la possibilité d'ajouter des clients en cliquant sur le bouton "+ Nouveau client".
- Créer client
- Statut client
- Activer la connexion Peppol
- Modifier la personne de contact
- Intégration avec le logiciel de comptabilité
- Les expéditeurs autorisés
- Les paramètres de facture
Créer client
L'écran suivant s'ouvrira, vous permettant d'ajouter toutes les informations relatives au client. Vous pouvez effectuer une recherche par nom ou par numéro de TVA, ces données étant reliées au BCE (Banque-Carrefour des Entreprises). Lors de la sélection d'un client, Lucy complétera automatiquement les autres champs avec les informations extraites du BCE.
Client non trouvé ? Vous ne trouvez pas un client via la fonction de recherche ? Aucun problème. Vous pouvez remplir vous-même les données manquantes dans les champs obligatoires pour ajouter le client manuellement. Après l'enregistrement, vous pourrez inviter le client à accéder au dossier et configurer directement la connexion Peppol.
En cliquant sur 'Suivant' en bas à droite, vous accédez à l'écran suivant où vous avez la possibilité de saisir les informations du client. Cela ne donne pas encore un accès immédiat au client, mais il est bien lié au dossier.
L'étape suivante affiche un résumé où vous avez l'option de créer le client.
Statut client
Chaque client se voit attribuer un statut dans votre liste, en fonction des actions entreprises.
Créé
Une fois qu'un client est créé, il obtient le statut Créé dans la liste des clients.
Invité
Vous devez inviter le client à vous accorder l'accès à son dossier.
Lorsqu'un client reçoit un e-mail d'invitation, il obtient le statut Invité. Le lien inclus dans cet e-mail est valable pendant 21 jours. Passé ce délai, vous pouvez envoyer une nouvelle invitation au client en cliquant sur le bouton Renvoyer l'invitation.
Actif
Lorsque le client a activé le dossier via le lien obtenu dans l'email d'invitation, le dossier obtient le statut Actif. Au moment ou le client actif son dossier la période d'essai de 30 jours est entamé. Durant la période d'essaie le client est automatiquement mis sur le Lucy Business Pro et peut utiliser toutes les fonctionnalités.
Activer la connexion Peppol
Sous l'onglet Peppol, vous pouvez enregistrer directement l'entreprise sur Peppol. Vous pouvez configurer ici si le client souhaite recevoir des factures Peppol, en envoyer, ou les deux. En cochant les cases, vous inscrivez l'entreprise au réseau Peppol.
Les informations de cet onglet sont gérées en temps réel par Storecove (notre point d'accès). Le statut que vous voyez est le statut réel sur le réseau Peppol.
Si votre numéro d'entreprise est déjà enregistré pour recevoir des e-factures par un autre point d'accès sur le réseau Peppol, vous recevrez le message suivant.
Vous pouvez désinscrire l'entreprise du réseau Peppol à tout moment via Lucy en décochant les cases.
Modifier la personne de contact
Pour modifer les informations de la personne de contact que vous venez de créer, rendez-vous dans l'onglet Utilisateurs. En choisissant l'option Remplacer, vous pouvez modifier les détails de la personne de contact. Important: cette option fonctionne pas pour un utilisateur avec le statut 'Actif'.
Pour un utilisateur actif, il est possible de remplacer vous-même l'utilisateur ou de nous demander de le faire, selon le type d'abonnement :
- Trial, Business ou Business Pro : Vous pouvez ajouter vous-même le bon utilisateur via le bouton Inviter utilisateur. Une fois ajouté, vous pouvez supprimer l'utilisateur erroné.
- Inbox ou Facturation : Pour ces types d'abonnements, veuillez demander la modification en envoyant un e-mail à l'équipe de support.
Intégration avec le logiciel de comptabilité
Via l'onglet Intégrations ou le bouton Configurer les intégrations client dans l'onglet Aperçu, vous accédez à l'écran ci-dessous où vous avez la possibilité de configurer les éléments suivants :
- Établir une connexion avec le logiciel de comptabilité via l'intégration existante, afin que les documents puissent être envoyés à ce logiciel. Il est possible de se connecter à un seul logiciel de comptabilité.
- Configurer l'adresse e-mail du logiciel de comptabilité pour lequel il n'y a pas d'intégration existante et activer l'envoi des documents au format UBL, si cette option est disponible.
Voici les intégrations Lucy existantes :
- Admisol
- Clearfacts
- Exact Online
- Exact Online NL
- Lyanthe
- Octopus
- Scan Sys
- Winbooks
- Wings
- Wolters Kluwer
- Yuki
- Zenvoices
Les expéditeurs autorisés
Vous pouvez configuer la liste des expéditeurs autorisés pour votre client. Ajoutez des Expéditeurs autorisés pour vous assurer que seuls les adresses définies ici peuvent envoyer des documents à la boîte de réception de votre client.
Les paramètres de factures
Via l'onglet Paramètres factures vous pouvez aider votre client à configurer les paramètres nécessaires pour débuter la facturation dans Lucy.
