La création de factures de vente est possible à partir de l'abonnement Lucy Facturation.
Actuellement, les factures dans Lucy peuvent uniquement être rédigées en néerlandais, en français et en anglais. Pour créer une facture dans la langue correcte, il est important de renseigner la langue du client lors de la création de celui-ci.
Pour commencer, nous vous invitons à suivre les étapes préparatoires suivantes :
- Définir les paramètres
- Ajouter des clients
- Ajouter des articles de vente
Une fois ces configurations effectuées, vous pourrez procéder à la création de vos factures.
Important : Assurez-vous que les champs suivants sont remplis, car ils sont obligatoires: - IBAN - numérotation des factures - l'adresse email où les clients peuvent répondre. Si ces champs ne sont pas remplis, les paramètres ne peuvent pas être enregistrés.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante : Créer une facture de vente dans Lucy.
Sur cette page, les paramètres sont expliqués. Vous trouverez les paramètres sous l'onglet "Facturation" dans "Factures" ou via Réglages > Paramètres factures.
Logo de la facture
Dans les paramètres, vous avez la possibilité de télécharger un logo d'une taille maximale de 3 Mo. Ce logo sera affiché sur vos factures de vente. Actuellement, il n'est pas possible de modifier la taille du logo sur la mise en page choisie. De plus, il n'est pas possible de télécharger plusieurs logos pour différentes activités de votre entreprise.
Information de paiement
Ici vous pouvez configurer plusieurs numéros de compte bancaire qui seront affichés sur vos factures de vente.
Important : Utilisez la balise [IBAN#] dans votre modèle de courriel pour que les numéros de compte bancaire apparaissent automatiquement selon vos paramètres.
Valeurs par défaut
Vous pouvez configurer le pourcentage de TVA, la date d'échéance et le mode de paiement comme valeurs par défaut. Ces paramètres seront automatiquement appliqués à chaque facture que vous créerez.
Le mode de paiement choisi détermine les informations affichées sur la facture :
- Méthode « Déjà payé » : Lorsque vous sélectionnez cette option, la facture mentionne clairement que le montant a déjà été réglé. Une fois la facture envoyée, son statut de paiement sera également automatiquement modifié en « Payée ». Ceci est utile pour les factures qui ont déjà été payées par carte ou en espèces.
- Méthode « Virement » : Si vous choisissez cette option, une demande de paiement sera automatiquement placée sur la facture. Celle-ci contient toutes les informations nécessaires au client pour effectuer le paiement par virement bancaire.
Pied de page
Vous pouvez également configurer ici des informations supplémentaires pour le pied de page, telles que le site internet, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone.
Configurez le type de communication de paiement
Dans la section « Type de communication de paiement », vous pouvez indiquer si vous souhaitez ajouter une communication structurée à votre facture
Configurez la numérotation de vos factures et devis
La numérotation des factures doit être définie avant la création de la première facture. Une fois la première facture créée, la numérotation ne peut plus être modifiée.
Dans Lucy, le numéro de départ de votre facture est automatiquement affiché sous forme de nombre à quatre chiffres. Par exemple, si vous saisissez '1' comme numéro de départ, Lucy le convertira en '0001'.Si vous souhaitez modifier la numérotation des factures, vous pouvez ajouter une nouvelle période avec la numérotation désirée. Il est important d'attribuer la bonne date à votre facture pour appliquer la numérotation correcte.
Vous pouvez définir un préfixe une seule fois, tel que l'année civile ou un texte personnalisé, ainsi qu'un numéro de départ choisi par vous-même. Ce numéro de départ est automatiquement augmenté à la création de nouvelles factures. Au début du nouvel exercice, vous pouvez redémarrer la numérotation comme souhaité. Dans Lucy, il n'est pas possible de configurer une numérotation distincte pour une deuxième activité.
Il est possible d'ajouter une barre oblique "/" dans le préfixe, mais cela est déconseillé car cela pourrait affecter les noms des documents créés.
Vous pouvez également définir la numérotation pour les devis. Là aussi, elle ne peut plus être modifiée une fois qu'un premier devis a été créé, et vous pouvez travailler avec des périodes pour modifier la numérotation ou au début du nouvel exercice.
Important: La date de fin de votre période actuelle ne peut pas être fixée à une date passée. De plus, la date de début de votre nouvelle période ne doit pas être dans le passé ou chevaucher une période précédente.
Conditions générales
Vous pouvez télécharger vos conditions générales au format PDF, afin qu'elles puissent être envoyées en pièce jointe avec la facture.
Configurer votre modèle d'e-mail
Sous le modèle d'e-mail, vous pouvez renseigner votre propre adresse e-mail à laquelle vos clients peuvent répondre. De plus, vous pouvez modifier le texte de l'e-mail et ajouter des informations supplémentaires pour les factures de vente, les notes de crédit de vente, les rappels et les devis. L'e-mail envoyé au client est rédigé dans la langue du client.
Activer l'option d'envoi de rappels automatiques
Vous pouvez envoyer des rappels automatiques à vos clients en activant cette option et en définissant après combien de jours le rappel doit être envoyé. Il est important de mettre à jour vous-même le statut de paiement des factures de manière correcte. Un seul rappel peut être envoyé par jour.
Attention : Les jours doivent être sélectionnés dans ce champ et ne doivent pas être saisis manuellement.